--- title: Für Bau, Handwerk und Planungsbüros kurz: Bau und Handwerk seo_title: Bau und Handwerk: Rapporte, Offerten, Nachträge im Griff description: Was ein persönlicher Assistent in einem Bau- oder Handwerksbetrieb übernimmt: Auftragsbestätigung, Nachträge, Rapporte, Mängelprotokoll. Mit Antworten für die Schweiz und Anleitungen zum Selbermachen. lead: Die Büroarbeit fängt an, wenn die Baustelle aufhört. Hier siehst du zuerst, was ein persönlicher Assistent in einem Betrieb wie deinem tatsächlich übernimmt, dann was die Branche zuerst fragt und wo beim Datenschutz die Grenze verläuft. order: 1 date: 2026-09-02 --- ## Das nimmt dir ein Assistent ab Kein neues Programm, in das dein Betrieb umziehen muss. Der Assistent arbeitet in deinen Ordnern und Dateien und übernimmt die Arbeit, die heute am Abend im Büro liegen bleibt. ### Aus der Notiz wird die Auftragsbestätigung Du diktierst nach dem Gespräch auf der Baustelle drei Sätze. Er macht daraus die Bestätigung mit Umfang, Preis und Datum und markiert, was noch offen ist. ### Nachträge, solange sie noch keiner bestreitet Er hält Auslöser, Begründung, Kostenspanne und Zustimmung fest, bevor die Arbeit läuft. Nicht erst dann, wenn die Schlussrechnung beim Kunden liegt. ### Stunden und Material vom Zettel ins Journal Ein Foto vom Rapport oder zwei Sätze am Feierabend genügen. Er trägt nach und zeigt pro Projekt, was noch nicht verrechnet ist. ### Das Mängelprotokoll, ohne den halben Abend Er sammelt aus Fotos, Mails und Notizen zu jedem offenen Punkt den Beleg, die Frist und die Zuständigkeit. Erledigt ist ein Punkt erst, wenn du es sagst. ### Die Offerte aus deiner eigenen Vorlage Gleiche Struktur wie immer, gleiche Positionen. Nur ohne «Speichern unter» und ohne dass du die Felder von Hand ersetzt. ### «Wo liegt der aktuelle Plan?» Er durchsucht deine Projektordner und nennt dir den Fundort samt Datum, statt dass du herumtelefonierst, bis jemand die richtige Version schickt. ## Kommt dir das bekannt vor? Fünf Sätze, die in Bauforen, Branchenumfragen und Gesprächen mit Betrieben immer wieder fallen. Sinngemäss wiedergegeben, keine Kundenzitate. ### Absprachen sind später nicht mehr beweisbar > «Auf der Baustelle war für alle klar, was gemeint war. Sobald es ums Geld geht, fehlt mir der schriftliche Nachweis.» Das Mass steht auf einem Schmierzettel, die Zusage in einer Nachricht auf dem Handy. Was fehlt, ist die Bestätigung mit Umfang, Preis und Datum, und zwar genau dann, wenn es teuer wird. ### Offerte, Nachtrag, Aufmass und Rechnung passen nicht zusammen > «Ich habe Offerte, Aufmass, Fotos und Rechnung. Trotzdem muss ich alles von Hand zusammensuchen, bevor ich eine Abweichung erklären kann.» Die Unterlagen zu einem Projekt liegen in Mails, im Ordner, auf dem Handy und in der Software. Bei der Rechnungsprüfung sieht niemand auf Anhieb, welche Position offeriert, geändert und ausgeführt wurde. ### Mehrkosten werden erst mit der Rechnung sichtbar > «Der Mehraufwand war vielleicht nötig. Mein Problem ist, dass ich erst auf der Rechnung davon erfahre.» Das sagt dein Kunde. Der Aufwand war real, nur wurde er nicht rechtzeitig angekündigt und nirgends festgehalten. Manchmal übernimmt ihn der Betrieb am Ende stillschweigend. ### Mängel und offene Arbeiten sind über Fotos, Mails und Notizen verteilt > «Ich weiss, dass noch Dinge offen sind. Bis ich alle Fotos, Mails und Notizen zusammenhabe, ist ein halber Abend weg.» Jeder dokumentiert anders: einer auf Karton, einer per Nachricht, einer schickt ein Foto, das im Handy verschwindet. Eine gemeinsame Sicht auf die offenen Punkte gibt es nicht. ### Jeder Beteiligte hat sein eigenes Werkzeug und seinen eigenen Stand > «Jeder hat sein Werkzeug und seine Datei. Am Ende telefoniere ich trotzdem herum, weil der aktuelle Stand nirgends zusammenkommt.» Jedes Programm löst seine Aufgabe, keines löst die Übergabe. Wer noch eine Bausoftware kauft, hat danach eine Ablage mehr. ## Was du heute schon nutzen kannst Diese Anleitungen sind offen und gratis. Du gibst eine davon deinem Assistenten, er fragt nach dem, was ihm fehlt, und richtet den Ablauf mit dir ein. Ohne Konto, in deinen eigenen Ordnern. ### rapporte-erfassen Foto vom Rapportzettel oder zwei Sätze am Feierabend. Stunden, Material und Regie landen im Journal, und du siehst pro Projekt, was offen ist. ### dokumente-aus-vorlage Offerten, Auftragsbestätigungen und Nachträge aus deiner eigenen Vorlage, als prüfbarer Entwurf statt als Kopie der letzten Offerte. ### meeting-protokoll Aus den Stichworten einer Baubesprechung ein Protokoll mit Entscheiden, offenen Punkten und Zuständigkeiten. Der Nachweis, der beim Streit ums Geld fehlt. ### bericht-nach-checkliste Abnahme- und Mängelprotokolle nach fester Checkliste, mit Beleg je Punkt und einer Liste dessen, was noch fehlt. ### unterlagen-finden Fotos, Pläne, Mails und Rapporte zu einem Projekt wiederfinden, mit Fundort. Deine Ordnerstruktur bleibt, wie sie ist. ### rechnungen-mit-qr Akonto- und Schlussrechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil als PDF-Entwurf. Nummer und Journal erst nach deiner Freigabe. ### nachfassen Offerten, die draussen sind, und Anfragen, die niemand beantwortet hat, in einer Liste. Mit fertigem Entwurf fürs Nachfassen. ## Was die Branche zuerst fragt Was Betriebe aus Bau und Handwerk googeln, sind selten Zeitfragen. Es sind Fragen nach Nachweis, Frist und Verbindlichkeit. Wir haben die häufigsten aus den Suchdaten für die Schweiz gezogen und beantworten sie so, wie wir es am Tisch sagen würden. Das ersetzt keine Rechtsberatung. Im Zweifel fragst du deinen Verband oder eine Anwältin. ### Sind Rapportzettel Pflicht? Ein Gesetz, das Rapportzettel vorschreibt, gibt es nicht. Zwei Dinge gibt es trotzdem. Erstens musst du als Arbeitgeber die Arbeitszeit deiner Angestellten erfassen: Dauer, Beginn und Ende der Arbeit sowie Pausen ab einer halben Stunde. Betriebe mit weniger als 50 Angestellten können mit jeder Person schriftlich eine vereinfachte Erfassung vereinbaren. Die Regeln stehen beim [SECO](https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/Arbeit/Arbeitsbedingungen/Arbeitnehmerschutz/Arbeits-und-Ruhezeiten/Arbeitszeiterfassung.html). Zweitens verrechnest du Regiearbeiten ohne unterschriebenen Rapport kaum. Der Regierapport ist der Beleg, mit dem du später beweist, was gearbeitet wurde. Ob auf Papier oder im Handy, ist egal. Wichtig ist, dass er am selben Tag entsteht und dass der Kunde oder die Bauleitung ihn sieht. ### Wie müssen Arbeitszeiten dokumentiert werden? Pro Person und Tag: Beginn, Ende, Pausen ab 30 Minuten, daraus die Dauer pro Tag und pro Woche. Das gilt auch, wenn deine Leute auf wechselnden Baustellen sind. Die vereinfachte Erfassung, also nur die Dauer pro Tag, ist erlaubt, wenn du sie schriftlich mit der Person vereinbarst und dabei auf die Arbeits- und Ruhezeitregeln verweist. In der Praxis scheitert die Erfassung nicht am Gesetz, sondern daran, dass am Abend niemand mehr weiss, wie viele Stunden wo gearbeitet wurden. Darum ist der Rapport vom selben Tag mehr wert als das schönste Programm. ### Ist eine Offerte in der Schweiz verbindlich? Ja, grundsätzlich. Wer eine Offerte stellt, ist daran gebunden, solange sie gilt. Darum gehört auf jede Offerte eine Gültigkeitsdauer. Ohne Angabe gilt sie so lange, wie der Kunde vernünftigerweise braucht, um zu antworten. Ein Kostenvoranschlag ist etwas anderes, nämlich eine Schätzung. Wird er deutlich überschritten, kann der Kunde vom Vertrag zurücktreten. Die Gerichte haben eine Toleranz von rund zehn Prozent anerkannt. Verlass dich nicht darauf. Sag es dem Kunden, sobald du siehst, dass es teurer wird, und halte es schriftlich fest. ### Wann muss ein Nachtrag gestellt werden? Bevor du die Mehrarbeit ausführst, oder spätestens, sobald du sie erkennst. Ein Nachtrag, der erst mit der Schlussrechnung kommt, ist genau der Fall, den dein Kunde mit «davon erfahre ich erst auf der Rechnung» beschreibt. Ein brauchbarer Nachtrag hat sieben Angaben: was ihn ausgelöst hat, warum die Arbeit nötig ist, was sie ungefähr kostet, welcher Beleg dazugehört, wann der Kunde informiert wurde, ob er zugestimmt hat, und das Datum. Fehlt eine davon, fehlt später das Argument. Ist die SIA-Norm 118 vereinbart, gelten zusätzlich deren Regeln zu Bestellungsänderungen. ### Wie schreibe ich eine Mängelrüge? Schriftlich, mit Datum, mit dem Mangel so konkret wie möglich (wo, was, seit wann, mit Foto) und mit der Aufforderung, ihn innert einer Frist zu beheben. Ohne SIA 118 verlangt das Obligationenrecht, dass Mängel sofort nach der Entdeckung gemeldet werden, sonst gilt das Werk als genehmigt. Für dich als Unternehmer heisst das umgekehrt: Eine Rüge, die dich erreicht, musst du ernst nehmen und beantworten. Und deine Abnahme sollte so dokumentiert sein, dass du weisst, was am Tag der Abnahme wie aussah. ### Wie lange kann man versteckte Baumängel geltend machen? Das hängt vom Vertrag ab. Nach Obligationenrecht verjähren Ansprüche wegen Mängeln an einem Bauwerk fünf Jahre nach der Abnahme, und der Mangel muss sofort nach der Entdeckung gemeldet werden. Ist die SIA-Norm 118 vereinbart, kann die Bauherrschaft in den ersten zwei Jahren nach der Abnahme jeden Mangel jederzeit melden. Danach müssen versteckte Mängel sofort nach der Entdeckung gemeldet werden, bis fünf Jahre nach der Abnahme. Alle diese Fristen laufen ab der Abnahme. Darum ist ein sauberes Abnahmeprotokoll mit Datum, Fotos und Unterschriften das Dokument, das dich fünf Jahre lang schützt. ### Was ist eine Akontorechnung? Eine Teilrechnung während des Projekts, bevor die Schlussrechnung kommt. Du verrechnest einen Teil der vereinbarten Summe oder den bisher erbrachten Stand. Für den Kunden ist sie nur nachvollziehbar, wenn draufsteht, worauf sie sich bezieht: welche Offerte, welcher Stand, welche Nachträge schon enthalten sind. Die Schlussrechnung zieht alle Akontorechnungen ab. Liegen Offerte, Nachträge und Akontorechnungen unter derselben Projektnummer, ist die Schlussrechnung eine Sache von Minuten. Wenn nicht, ist sie der halbe Abend aus dem vierten Satz oben. ### Welche Bausoftware ist die beste? Die, die dein Team benutzt. Das klingt nach Ausweichen, ist aber der Befund aus Umfragen und Foren der Branche: Betriebe kaufen Software, zwei Leute benutzen sie, der Rest macht es wie vorher. Bevor du ein Programm kaufst, schau auf die Übergaben. Wo geht heute etwas verloren: zwischen Baustelle und Büro, zwischen Offerte und Rechnung, zwischen dir und dem Planer? Für die meisten dieser Übergaben brauchst du kein neues Programm, sondern eine Regel, die alle kennen, und einen Ort, an dem der aktuelle Stand liegt. Ein persönlicher Assistent arbeitet genau dort: in den Ordnern und Programmen, die du schon hast. ## Datenschutz in dieser Branche Was bei dir im Büro liegt, ist persönlicher, als es aussieht: Adressen von Kundinnen und Kunden, Pläne von Privathäusern, Offerten mit Preisen, Rapporte mit Namen und Stunden deiner Leute. Das meiste davon gehört nicht in ein beliebiges Textfeld im Internet. Der Satz, den du selber nachprüfen kannst: Bei vielen Gratis-Konten dürfen deine Eingaben zur Verbesserung des Modells verwendet werden, sofern du das nicht in den Einstellungen abschaltest. Das steht in den Nutzungsbedingungen deines Anbieters. Und die Lücke ist gross. Nur ein Drittel der KI-nutzenden Schweizer KMU hat eine klare Datenschutzregelung, bei Betrieben mit 5 bis 9 Angestellten sind es 23 Prozent ([AXA und Sotomo 2025](https://www.axa.ch/de/ueber-axa/medien/medienmitteilungen/aktuelle-medienmitteilungen/2025/20251008-kmu-arbeitsmarktstudie-2025-ki.html)). 29 Prozent nutzen solche Werkzeuge über private Konten ([EY 2026](https://www.markt-kom.com/en/digital/ey-umfrage-ki-in-schweizer-unternehmen-breit-genutzt-doch-die-skalierung-fehlt/)). Bei einem persönlichen Assistenten läuft es anders. Er arbeitet auf deinem Computer, in den Ordnern, die du freigibst. Der Lohnordner und die Personaldossiers bleiben draussen, wenn du das so willst. Diese Grenze richten wir technisch ein und testen sie mit dir. Für eine Antwort gehen die nötigen Ausschnitte an den Modellanbieter, den du wählst; was dort gespeichert wird, hängt von Anbieter und Lizenz ab, und genau das klären wir vor dem Start. Wir sagen dir auch, was nicht geht: keine Mängelrüge mit Kundennamen in einen Gratis-Chat, keine Lohnabrechnungen in ein Konto, für das ihr mit niemandem etwas vereinbart habt, und keine Firmendaten über die privaten Logins deiner Mitarbeitenden.