---
title: Belege fotografieren und erfassen
description: Dein Assistent liest fotografierte Quittungen aus, fragt bei unklaren Angaben nach und führt ein einfaches Belegjournal nach.
kategorie: Buchhaltung
typ: Ablauf
aufwand: ca. 30 Minuten
systeme: []
trifft_auf:
  [
    Belege,
    Quittungen,
    Spesen,
    Buchhaltung nachführen,
    Belege abtippen,
    Schuhschachtel voller Zettel,
    Übergabe an den Treuhänder
  ]
order: 6
date: 2026-08-22
---

## Was das bringt

> «Wie erfasse ich meine Belege, ohne alles abzutippen?»

Quittungen im Portemonnaie, Fotos verstreut auf dem Handy, am Monatsende die Schuhschachtel-Buchhaltung: Belege sammeln sich schneller an, als sie erfasst werden. Bis zur Übergabe an den Treuhänder liegt oft ein Berg unsortierter Zettel.

Dieser Workflow gibt den Belegen einen festen Weg: Du fotografierst sie und legst die Bilder in den Eingangsordner. Dein Assistent liest die Angaben aus, fragt bei Unklarheiten nach, ergänzt das Journal und benennt die Datei einheitlich. Das Journal ist eine einfache CSV und keine Buchhaltung.

## Voraussetzungen

- Ein Assistent mit Zugriff auf Dateien und Programme, zum Beispiel Claude Code, Codex oder opencode. Ein normaler Browser-Chat reicht nicht.

## Anleitung für deinen Assistenten

### Schritt 1: Arbeitsordner anlegen

Lege im Arbeitsbereich des Nutzers einen Ordner `workflows/belege/` an, darin die Unterordner `eingang/` und `abgelegt/`, eine leere `journal.csv` mit Kopfzeile und eine `CONTEXT.md`:

```markdown
# Workflow: Belege erfassen

Zweck: Belege aus `eingang/` lesen, ins Journal eintragen, sauber ablegen.

## CSV-Schema (journal.csv)

`beleg_id;datum;datei;lieferant;betrag;waehrung;mwst_satz;kategorie;status;bezug`

## Regeln

- Belege nie löschen, nur von `eingang/` nach `abgelegt/` verschieben.
- Bei unleserlichen oder mehrdeutigen Belegen beim Nutzer nachfragen, nie raten.
- Beträge nie schätzen. Steht eine Zahl nicht eindeutig auf dem Beleg, gehört sie nicht ins Journal.
- Vor dem Erfassen prüfen, ob dieselbe Datei oder dieselbe Kombination aus Datum, Lieferant und Betrag schon vorhanden ist.
- Journalzeilen werden nur angehängt. Eine Korrektur bekommt eine neue Zeile mit Status `korrektur` oder `storno` und verweist im Feld `bezug` auf die ursprüngliche `beleg_id`.

## Kategorien

(mit dem Nutzer festlegen)
```

Frag den Nutzer, ob sein Treuhänder ein bestimmtes Exportformat verlangt. Falls ja, ergänze oder benenne die Felder vor dem ersten Beleg entsprechend. Sonst gilt das Schema oben. Geh die Regeln kurz mit ihm durch.

### Schritt 2: Kategorien festlegen

Frag den Nutzer nach 5 bis 8 Kategorien, die für seine Buchhaltung Sinn ergeben (zum Beispiel Büromaterial, Reisespesen, Verpflegung, Software, Werbung, Weiterbildung). Trag die Liste in den Abschnitt «Kategorien» der `CONTEXT.md` ein. Jeder spätere Beleg bekommt eine dieser Kategorien, keine neue frei erfunden.

### Schritt 3: Ablauf pro Beleg

Für jeden Beleg in `eingang/`:

1. Bild oder PDF lesen und Datum, Gesamtbetrag, Währung, MWST-Satz und Lieferant herauslesen.
2. Ist ein Wert unklar oder fehlt er: beim Nutzer nachfragen, nicht schätzen.
3. Vor dem Eintrag auf ein mögliches Duplikat prüfen. Bei einem Treffer den Nutzer entscheiden lassen.
4. Eine eindeutige `beleg_id` vergeben und die Zeile mit Status `erfasst` an `journal.csv` anhängen.
5. Beleg nach `abgelegt/JJJJ-MM-TT_lieferant_betrag.<original-endung>` umbenennen und dorthin verschieben.

### Schritt 4: Verifikation

Lass den Nutzer zwei echte Testbelege in `eingang/` legen und spiel den Ablauf durch. Zeig ihm die neuen Journalzeilen und den umbenannten Beleg in `abgelegt/`, bevor du weitermachst. Stimmt etwas nicht, korrigiere die Regel in der `CONTEXT.md`, nicht nur die einzelne Zeile.

### Schritt 5: Monatsroutine anbieten

Biete dem Nutzer eine wiederkehrende Auswertung an: Summen pro Kategorie und pro Monat aus `journal.csv`, als kurze Übersicht im Chat oder als Export. Das ist optional, aber der natürliche nächste Schritt, sobald ein paar Wochen Belege drin sind.

## Was du danach kannst

- «Hier drei Fotos, trag sie ein.» Der Assistent liest, fragt bei Unklarheiten nach und erfasst.
- «Was habe ich diesen Monat für Software ausgegeben?» Direkt aus dem Journal beantwortet.
- «Bereite den Export für den Treuhänder vor.» Der Assistent exportiert die vereinbarten Felder.

## Wichtig zu wissen

- Das ersetzt weder deinen Treuhänder noch eine Buchhaltungssoftware. Es ist das saubere Zuliefern davor: erfasst, geordnet, nachvollziehbar.
- Läuft bereits bexio, CashCtrl oder KLARA bei dir, lohnt sich eher die direkte Anbindung: [bexio anbinden](https://wirdrei.digital/workflows/bexio-anbinden), [CashCtrl anbinden](https://wirdrei.digital/workflows/cashctrl-anbinden), [KLARA anbinden](https://wirdrei.digital/workflows/klara-anbinden). Dieser Workflow bleibt trotzdem sinnvoll für den ersten Griff zur Quittung.
- Handschrift und schlecht beleuchtete Fotos verschlechtern die Trefferquote. Im Zweifel fragt dich dein Assistent lieber einmal zu viel nach als einmal zu wenig.