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title: Berichte und Audits nach fester Checkliste
description: Dein Assistent geht eine feste Checkliste durch, sammelt die verlangten Belege und markiert fehlende Nachweise als offen.
kategorie: Dokumente
typ: Ablauf
aufwand: ca. 45 Minuten
systeme: []
trifft_auf:
  [
    Berichte schreiben,
    Audit vorbereiten,
    Zertifizierung,
    Monatsbericht,
    Qualitätsnachweis,
    Checklisten abarbeiten
  ]
order: 12
date: 2026-08-22
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## Was das bringt

> «Habe ich im Bericht an jeden Prüfpunkt gedacht?»

Der Monatsbericht, die Audit-Vorbereitung, der Nachweis für den Verband: jedes Mal dieselben Prüfpunkte, jedes Mal von vorne zusammengesucht. Und kurz vor dem Termin stellt sich heraus, dass zu zwei Punkten der Beleg fehlt.

Dieser Workflow hält die Checkliste an einem festen Ort fest. Danach geht dein Assistent sie Punkt für Punkt durch, sammelt die verlangten Belege ein, setzt den Status und erstellt daraus einen Bericht. Fehlt ein verlangter Beleg, bleibt der Punkt offen.

## Voraussetzungen

- Ein Assistent mit Zugriff auf Dateien und Programme, zum Beispiel Claude Code, Codex oder opencode. Ein normaler Browser-Chat reicht nicht.
- Deine Prüfpunkte: eine interne Checkliste, die Kapitel einer Norm oder die Vorgaben deines Verbands.

## Anleitung für deinen Assistenten

### Schritt 1: Arbeitsordner anlegen

Lege im Arbeitsbereich des Nutzers einen Ordner `workflows/berichte/` an, darin die Unterordner `belege/` und `berichte/`, und erstelle eine `CONTEXT.md`:

```markdown
# Workflow: Bericht nach Checkliste

Zweck: Wiederkehrende Berichte entlang einer festen Prüfliste erstellen.

## Regeln

- Zu jedem Prüfpunkt steht in der Checkliste, welcher Beleg verlangt wird. Fehlt dieser Beleg, bleibt der Punkt offen.
- Status ist genau eines von: erfüllt, offen, nicht anwendbar. Nichts dazwischen.
- Nichts erfinden. Was der Nutzer nicht liefert, steht nicht im Bericht.
- «Nicht anwendbar» nur mit Begründung, und die entscheidet der Nutzer.
```

Geh die Regeln mit dem Nutzer durch. Klärt besonders, was pro Prüfpunkt als Beleg genügt.

### Schritt 2: Checkliste übernehmen

Übernimm die Prüfpunkte des Nutzers in eine `workflows/berichte/checkliste.md`. Jeder Punkt bekommt eine ID und eine Zeile: was geprüft wird und was als Beleg zählt. Beispiel:

```markdown
- P-01: Temperaturkontrolle Kühlraum dokumentiert. Beleg: Kontrollblatt des Monats.
- P-02: Schulung neue Mitarbeitende durchgeführt. Beleg: Teilnahmebestätigung.
```

Die Checkliste ist die einzige Quelle der Prüfpunkte. Ändert der Verband etwas, wird sie hier angepasst, nicht im einzelnen Bericht.

### Schritt 3: Berichtsvorlage festlegen

Leg mit dem Nutzer fest, wie der fertige Bericht aussieht: Kopf mit Zeitraum und verantwortlicher Person, dann pro Prüfpunkt Status, Beleg und Bemerkung, am Schluss die Liste der offenen Punkte mit Termin. Halte die Vorlage in der `CONTEXT.md` fest. Hat der Nutzer eine Layoutvorgabe, kombiniere diesen Workflow mit [Dokumente aus Vorlage](https://wirdrei.digital/workflows/dokumente-aus-vorlage).

### Schritt 4: Ablauf pro Bericht

1. Checkliste durchgehen, Punkt für Punkt.
2. Zu jedem Punkt den Beleg beim Nutzer einholen und unter `belege/JJJJ-MM/` ablegen.
3. Status setzen: erfüllt, offen oder nicht anwendbar, nach den Regeln aus der `CONTEXT.md`.
4. Bericht nach der Vorlage bauen und unter `berichte/JJJJ-MM-bericht.md` ablegen, auf Wunsch als PDF.
5. Die offenen Punkte zusätzlich in eine laufende `workflows/berichte/offene-punkte.md` übertragen, mit Termin. Beim nächsten Bericht wird zuerst diese Liste geprüft.

### Schritt 5: Verifikation

Spiel einen echten Bericht komplett durch. Der Nutzer liest ihn mit dem Blick seines strengsten Prüfers: Würde jeder Beleg standhalten? Jede Korrektur, die sich wiederholen könnte, wandert als Regel in die `CONTEXT.md`.

## Was du danach kannst

- «Erstell den Monatsbericht für August, hier sind die Unterlagen.»
- «Welche Punkte sind seit dem letzten Bericht noch offen?»
- «Was fehlt uns noch bis zum Audit im Oktober?» Direkt aus der Liste der offenen Punkte beantwortet.

## Wichtig zu wissen

- Der Bericht ist so gut wie die Belege. Dein Assistent sammelt und strukturiert, aber ob ein Beleg inhaltlich genügt, bleibt Fachentscheid, deiner oder der deines Prüfers.
- Das ersetzt kein externes Audit und keine Zertifizierungsstelle. Der Workflow bereitet die Unterlagen entlang deiner Checkliste vor.
- Beim ersten Durchlauf ist der Aufwand am grössten, weil Checkliste, Belege und Vorlage eingerichtet werden. Beim nächsten Bericht kannst du diese Struktur wiederverwenden.