--- title: Briefe schreiben und physisch versenden description: Dein Assistent erstellt den Brief als PDF. Nach deiner Freigabe druckt und verschickt Pingen ihn. kategorie: Korrespondenz typ: Ablauf aufwand: ca. 45 Minuten systeme: [pingen] trifft_auf: [Briefe verschicken, Post, Serienbriefe, Mahnungen verschicken, drucken und eintüten] order: 5 date: 2026-08-22 --- ## Was das bringt > «Wie verschicke ich einen Brief ohne Drucker?» Ein Brief schreiben ist das kleinere Problem. Danach kommt drucken, couvertieren, frankieren, zur Post bringen - für einen einzelnen Brief oft der grössere Aufwand als das Schreiben selbst. Mit diesem Workflow erstellt dein Assistent den Brief als PDF. Nach deiner Freigabe lädst du ihn über die Pingen-API hoch. Pingen prüft, druckt, frankiert und verschickt ihn über die Schweizerische Post oder ein anderes verfügbares Postnetz. ## Voraussetzungen - Ein Assistent mit Zugriff auf Dateien, Programme und externe Dienste, zum Beispiel Claude Code, Codex oder opencode. Ein normaler Browser-Chat reicht nicht. - Ein pingen-Konto mit API-Zugang. pingen erstellt dafür eine App-Registrierung mit `client_id` und `client_secret` (mehr dazu in Schritt 2). - Ein Briefkopf oder eine Vorlage mit deinen Firmendaten. Wie du daraus sauber ein PDF baust, steht im Workflow [Offerten und Briefe aus deiner Vorlage](https://wirdrei.digital/workflows/dokumente-aus-vorlage). ## Anleitung für deinen Assistenten ### Schritt 1: Arbeitsordner anlegen Lege im Arbeitsbereich des Nutzers einen Ordner `workflows/briefe/` an und erstelle darin eine `CONTEXT.md`: ```markdown # Workflow: Briefe per Post Zweck: (mit dem Nutzer ausfüllen: für welche Anlässe - Rechnungen, Kündigungen, persönliche Post?) ## Regeln - Kein Versand ohne Freigabe im Chat - ein Brief kostet Geld und ist nicht rückholbar. - Vor jedem Versand steht die ausdrückliche Frage: «Soll ich diesen Brief wirklich versenden?» - Empfängerdaten stammen vom Nutzer, nie geschätzt oder recherchiert. - Der pingen-Zugang liegt lokal, nie im Chat, nie in Git. - Versendete Briefe landen in `versendet/JJJJ-MM-TT_empfaenger.pdf`. ``` Frag den Nutzer nach dem Zweck und lass ihn die Regeln bestätigen, bevor du Dateien anlegst oder Pingen verbindest. ### Schritt 2: pingen-Konto anbinden pingen nutzt für die API einen OAuth2-Zugang: Eine App-Registrierung im pingen-Konto liefert `client_id` und `client_secret`, dein Assistent tauscht sie gegen einen Zugriffstoken. Die Zugangsdaten legst du lokal ab (z. B. in einer `.env` im Workflow-Ordner), nie im Chat, nie in Git. Pingen stellt dafür eine separate Staging-Umgebung bereit. Richte die Anbindung zuerst dort ein und teste den Ablauf, ohne dass etwas gedruckt oder verrechnet wird. Erst nach diesem Test wechselt der Nutzer bewusst auf die Produktivumgebung. ### Schritt 3: Brief entwerfen Frag den Nutzer nach Empfänger, Anlass und Inhalt. Schreib den Brief klar und direkt, kein Corporate-Sprech. Hat der Nutzer eine eigene Stimm-Datei (siehe [E-Mail-Entwürfe, die wie du klingen](https://wirdrei.digital/workflows/emails-in-deinem-ton)), schreib den Brief daran entlang. Baue das PDF nach pingens Vorgaben: - Format A4 (210 × 297 mm), maximal 8 MB. - Die Empfängeradresse steht im Fensterbereich der ersten Seite - bei einem linksseitigen Fenster 22 mm vom linken und 60 mm vom oberen Rand, Fenstergrösse rund 85,5 × 25,5 mm. Nutzt du eine Vorlage aus [Offerten und Briefe aus deiner Vorlage](https://wirdrei.digital/workflows/dokumente-aus-vorlage), prüfe dort, dass die Adresse im Fensterbereich sitzt. - Absender und Datum gehören wie gewohnt in den Briefkopf. Zeig dem Nutzer den fertigen Entwurf als PDF, bevor irgendetwas Richtung pingen geht. ### Schritt 4: Freigabe einholen Frag ausdrücklich: «Soll ich diesen Brief wirklich versenden?» Nur eine klare Zustimmung zählt als Freigabe. Ändert der Nutzer noch etwas, zurück zu Schritt 3. ### Schritt 5: Über pingen einliefern, Status prüfen Lad das PDF über die pingen-API hoch. pingen validiert den Brief automatisch direkt nach dem Hochladen und vergibt einen von drei Status: «Ready for Sending», wenn alles passt, «Action Required» bei behebbaren Problemen (z. B. Adresse ausserhalb des Fensterbereichs), oder «Invalid» bei Problemen, die sich nicht beheben lassen - dann kann der Brief so nicht verschickt werden. Gedruckt wird erst nach dieser Prüfung und nur mit der Freigabe aus Schritt 4. Verifikation: pingen bestätigt die Annahme des Briefs. Speicher den Beleg (PDF plus Versanddatum) unter `workflows/briefe/versendet/JJJJ-MM-TT_empfaenger.pdf` und zeig dem Nutzer die Bestätigung. ## Was du danach kannst - «Schreib eine Kündigung an meinen Internetanbieter und leg sie mir zur Freigabe vor.» - «Formuliere ein Antwortschreiben an Kunde X, Briefkopf wie immer.» - «Zeig mir den Status vom Brief, den wir letzte Woche verschickt haben.» ## Wichtig zu wissen - Ein einseitiger Brief in Graustufen per B-Post kostet nach der Schweizer Pingen-Preisliste rund CHF 1.20 exkl. MWST. Farbe, weitere Seiten oder A-Post kosten mehr. Prüfe den aktuellen Betrag vor dem Versand auf https://www.pingen.ch/de/preise/. Stand dieser Anleitung: 22. August 2026. - Versendet ist versendet. Ein Brief lässt sich nicht zurückholen, darum die doppelte Sicherung: Entwurf zeigen, dann ausdrücklich fragen. - Stimmt das Layout nicht (Adresse ausserhalb des Fensterbereichs, Format nicht A4), bekommt der Brief bei der Prüfung den Status «Action Required» oder «Invalid» und lässt sich so nicht verschicken. Das ist kein Ausfall, aber ein Grund für Verzögerung - darum lohnt sich der Blick auf den Entwurf in Schritt 3.