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title: Offerten und Briefe aus deiner Vorlage
description: Du legst Vorlage, Felder und PDF-Werkzeug einmal fest. Danach erstellt dein Assistent daraus prüfbare Entwürfe.
kategorie: Dokumente
typ: Ablauf
aufwand: ca. 45 Minuten
systeme: []
trifft_auf:
  [
    Offerten schreiben,
    Verträge ausfüllen,
    immer gleiche Dokumente,
    Word-Vorlage anpassen,
    Speichern unter und Felder ersetzen
  ]
order: 9
date: 2026-08-22
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## Was das bringt

> «Wie erstelle ich eine Offerte aus meiner Vorlage?»

Jede Offerte beginnt mit «Speichern unter» und dem alten Dokument, dann Feld für Feld ersetzen: Name, Adresse, Positionen, Total. Irgendwann steht der falsche Kundenname noch in einem Absatz weiter unten, weil er beim Ersetzen übersehen wurde.

Dieser Workflow trennt Vorlage und Inhalt. Du benennst jede veränderliche Stelle als Platzhalter und hältst sie in einem Feldvertrag fest. Danach füllt dein Assistent die Vorlage aus und erstellt einen PDF-Entwurf, den du vor der Freigabe prüfst.

## Voraussetzungen

- Ein Assistent mit Zugriff auf Dateien und Programme, zum Beispiel Claude Code, Codex oder opencode. Ein normaler Browser-Chat reicht nicht.

## Anleitung für deinen Assistenten

### Schritt 1: Arbeitsordner anlegen

Lege im Arbeitsbereich des Nutzers einen Ordner `workflows/dokumente/` an, darin die Unterordner `vorlagen/`, `entwuerfe/` und `final/`, dazu eine `CONTEXT.md`:

```markdown
# Workflow: Dokumente aus Vorlage

Zweck: Offerten und Briefe aus einer festen Vorlage korrekt ausfüllen.

## Regeln

- Beträge, Preise und Fristen stammen immer vom Nutzer, nie geschätzt.
- Vor dem Finalisieren alle Platzhalter gegen den Feldvertrag prüfen, keiner darf übrig bleiben.
- Neue Dokumente zuerst in `entwuerfe/`, erst nach Freigabe nach `final/`.

## Feldvertrag

(mit dem Nutzer ausfüllen, siehe Schritt 3)
```

Geh die Regeln mit dem Nutzer durch und lass sie bestätigen, bevor du Dateien anlegst.

### Schritt 2: Firmendaten erfragen

Leg mit dem Nutzer eine `workflows/dokumente/firmendaten.md` an: Absender, Adresse, IBAN/Bank, Zahlungsfrist, MWST-Nummer. Frag das einmal komplett ab, danach ist es fixer Bestandteil jedes Dokuments.

### Schritt 3: Vorlage übernehmen und Feldvertrag schreiben

Übernimm die bestehende Vorlage des Nutzers (ein Word-Dokument oder ein Markdown-Briefkopf) nach `vorlagen/`. Geh sie mit ihm durch und markiere jede Stelle, die pro Dokument wechselt, mit einem Platzhalternamen, zum Beispiel `{{empfaenger}}`, `{{datum}}`, `{{positionen}}`, `{{total}}`. Trag die vollständige Liste als Feldvertrag in die `CONTEXT.md` ein. Halte dort auch fest, mit welchem Programm und welcher Version das PDF erzeugt wird und welche Schriften dafür installiert sein müssen.

### Schritt 4: Ablauf pro Dokument

1. Nutzer nennt Empfänger und Inhalt (Positionen, Betrag, Frist).
2. Assistent füllt die Vorlage entlang des Feldvertrags aus.
3. PDF mit dem in der `CONTEXT.md` festgelegten Programm erzeugen.
4. Entwurf in `entwuerfe/` ablegen. Zeig dem Nutzer das gerenderte PDF und lass Inhalt, Seitenumbrüche, Tabellen und Schriften prüfen.

### Schritt 5: Freigabe und Speicherung

Erst nach Freigabe durch den Nutzer wandert das Dokument nach `final/JJJJ-MM-TT_empfaenger.pdf`. Vor dem Verschieben einmal alle Platzhalter gegen den Feldvertrag prüfen, keiner darf übrig geblieben sein.

Verifikation: Eine echte Offerte einmal komplett durchspielen. Vergleicht das gerenderte PDF Seite für Seite mit der Vorlage, bevor das erste Dokument nach `final/` wandert.

## Was du danach kannst

- «Offerte für Muster AG, drei Positionen, ich diktiere sie dir.»
- «Erstell den Brief an die Vermieterin mit der neuen Kündigungsfrist.»
- «Zeig mir den letzten Entwurf, bevor ich ihn freigebe.»

Physisch verschickt wird das fertige PDF über [Briefe per Post](https://wirdrei.digital/workflows/briefe-per-post).

## Wichtig zu wissen

- Beträge, Preise und Fristen kommen immer vom Nutzer. Dein Assistent schätzt hier nichts, auch nicht «ungefähr richtig».
- Seitenumbrüche, Tabellen und Schriften können sich je nach PDF-Werkzeug verändern. Verwende deshalb immer das festgelegte Programm und prüfe das gerenderte PDF vor der Freigabe.