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title: E-Mail-Entwürfe, die wie du klingen
description: Dein Assistent lernt deinen Ton aus echten Mails und schreibt Entwürfe, die du nur noch absenden musst. Das Herzstück ist eine Stimm-Datei, die dir gehört.
kategorie: Korrespondenz
typ: Ablauf
aufwand: ca. 45 Minuten
systeme: []
trifft_auf:
  [E-Mails beantworten, Kundenanfragen, Posteingang, Mailflut, immer gleiche Antworten tippen]
order: 7
date: 2026-08-22
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## Was das bringt

> «Wie schreibe ich Mails, die nach mir klingen?»

Ein Entwurf aus dem Chat klingt nach Maschine: zu förmlich, zu lang, zu glatt. Am Ende schreibst du die Mail doch komplett um, und der Assistent hat dir eigentlich nur Zeit gekostet.

Oft fehlt dem Assistenten eine klare Beschreibung deines Tons. In diesem Workflow entsteht eine Stimm-Datei (`voice.md`) mit Regeln und Beispielen aus deinen eigenen Mails. Der Assistent nutzt sie bei jedem neuen Entwurf als Referenz.

## Voraussetzungen

- Ein Assistent mit Zugriff auf Dateien und Programme, zum Beispiel Claude Code, Codex oder opencode. Ein normaler Browser-Chat reicht nicht.

## Anleitung für deinen Assistenten

### Schritt 1: Arbeitsordner anlegen

Lege im Arbeitsbereich des Nutzers einen Ordner `workflows/schreiben/` an und erstelle darin eine `CONTEXT.md`:

```markdown
# Workflow: E-Mails im eigenen Ton

Zweck: E-Mail-Entwürfe schreiben, die im Ton des Nutzers klingen.

## Regeln

- Jeder Entwurf wird vor der Ausgabe gegen `voice.md` geprüft.
- Entwürfe sind Entwürfe. Versendet wird nie automatisch, das macht der Nutzer selbst.
```

Geh die Regeln mit dem Nutzer durch und lass sie bestätigen, bevor du die Stimm-Datei anlegst.

### Schritt 2: Interview führen

Frag den Nutzer:

- Anrede und Grussformel, die er üblicherweise verwendet.
- Du oder Sie gegenüber Kunden.
- Kurze, knappe Mails oder eher ausführliche.
- Floskeln, die er hasst und nie lesen will.
- Worte oder Formulierungen, die er selbst nie schreiben würde.

### Schritt 3: Echte Mails einsammeln

Bitte den Nutzer um drei echte, für ihn typische Mails, die er selbst auswählt. Vertrauliches (Namen Dritter, Zahlen, interne Details) entfernt er vorher oder du schwärzt es gemeinsam mit ihm. Lies die drei Mails und schreib heraus, was sich wiederholt: Satzlänge, Anrede, wie er Absätze setzt, wie er schliesst.

### Schritt 4: voice.md schreiben

Bau aus Interview und Beispielmails eine `workflows/schreiben/voice.md`: die Regeln aus Schritt 2 und 3 kompakt, dazu zwei kurze Beispiel-Passagen aus den echten Mails als Referenz. Zeig sie dem Nutzer und lass ihn bestätigen oder korrigieren.

### Schritt 5: Testen und nachschärfen

Schreib zwei Entwürfe zu echten, anstehenden Anlässen des Nutzers. Er gibt Feedback, du trägst wiederkehrende Korrekturen direkt in die `voice.md` ein. Verifikation: Der Nutzer prüft einen dritten Entwurf und bestätigt, dass Anrede, Satzlänge, Wortwahl und Abschluss zu ihm passen. Einzelne inhaltliche Korrekturen sind normal.

## Was du danach kannst

- «Schreib eine Absage an diesen Bewerber, freundlich, kurz.»
- «Antworte auf diese Mail, unser Standardton.»
- «Entwirf eine Erinnerung an die offene Rechnung, nicht zu forsch.»

Dieselbe Stimm-Datei speist auch den Social-Media-Workflow: [Social Media planen](https://wirdrei.digital/workflows/social-media-planen).

## Wichtig zu wissen

- Die Stimm-Datei wird besser, wenn du wiederkehrende Korrekturen nachträgst. Sie bleibt eine Referenz und keine Garantie für einen fertigen Entwurf.
- Dein Assistent schreibt Entwürfe, keine fertigen Mails. Lesen und Absenden bleibt bei dir.