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title: Offerten und Anfragen im Blick behalten
description: Eine laufende Liste zeigt dir auf Nachfrage, was fällig ist. Dein Assistent schreibt den passenden Nachfass-Entwurf dazu.
kategorie: Organisation
typ: Ablauf
aufwand: ca. 30 Minuten
systeme: []
trifft_auf:
  [
    Nachfassen,
    Offerten nachverfolgen,
    Follow-up,
    Pendenzen,
    Anfragen versanden,
    Kunden gehen vergessen
  ]
order: 13
date: 2026-08-22
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## Was das bringt

> «Wann soll ich bei der Offerte nachfassen?»

Die Offerte ist raus, dann wird es still. Nach zwei Wochen fällt sie dir wieder ein, und das Nachfassen fühlt sich schon fast peinlich an. Anfragen versanden im Posteingang, wenn nirgends steht, wer gerade auf was wartet.

Dieser Workflow führt eine Liste mit jeder offenen Offerte und Anfrage samt Nachfasstermin. Wenn du danach fragst, zeigt dir dein Assistent die fälligen Einträge und schreibt die Nachfass-Entwürfe dazu. Du prüfst und sendest sie selbst.

## Voraussetzungen

- Ein Assistent mit Zugriff auf Dateien und Programme, zum Beispiel Claude Code, Codex oder opencode. Ein normaler Browser-Chat reicht nicht.

## Anleitung für deinen Assistenten

### Schritt 1: Arbeitsordner anlegen

Lege im Arbeitsbereich des Nutzers einen Ordner `workflows/nachfassen/` an, darin eine `register.csv` mit Kopfzeile `datum;gegenueber;betreff;typ;nachfassen_am;status;notiz` und eine `CONTEXT.md`:

```markdown
# Workflow: Nachfassen

Zweck: Offene Offerten und Anfragen führen und auf Nachfrage fällige Einträge zeigen.

## Regeln

- Nie selbst etwas versenden. Entwürfe ja, der Nutzer sendet.
- Typ ist eines von: offerte, anfrage.
- Status ist eines von: offen, nachgefasst, gewonnen, verloren, erledigt.
- Einträge werden nie gelöscht, nur der Status ändert.
- Nachfasstermine kommen vom Nutzer oder aus der Standardfrist, nie frei erfunden.

## Standardfristen

(mit dem Nutzer festlegen, siehe Schritt 2)
```

Geh die Regeln mit dem Nutzer durch und lass sie bestätigen, bevor du das Register anlegst.

### Schritt 2: Standardfristen festlegen

Frag den Nutzer, wie lange er nach einer Offerte wartet, bevor er nachfasst, und wie schnell eine Anfrage eine Antwort braucht. Üblich sind 7 Tage für Offerten und 2 Tage für Anfragen, aber das ist sein Entscheid. Trag die Fristen in die `CONTEXT.md` ein.

### Schritt 3: Ablauf pro Vorgang

1. Meldet der Nutzer eine neue Offerte oder Anfrage, trag sie ins Register ein. Der Nachfasstermin kommt aus der Standardfrist, ausser der Nutzer nennt einen eigenen.
2. Fragt der Nutzer «was ist fällig?», zeig alle Einträge, deren Nachfasstermin erreicht oder überschritten ist, sortiert nach Alter.
3. Für jeden fälligen Eintrag einen kurzen Nachfass-Entwurf schreiben: freundlich, konkret auf die Offerte oder Anfrage bezogen, ohne Druck. Der Nutzer sendet ihn selbst. Wie der Entwurf nach dem Nutzer klingt statt nach einer Maschine, regelt der Workflow [E-Mail-Entwürfe, die wie du klingen](https://wirdrei.digital/workflows/emails-in-deinem-ton).
4. Nach dem Senden den Status auf `nachgefasst` setzen und einen neuen Termin eintragen, falls der Nutzer weiter dranbleiben will.
5. Kommt eine Antwort, Status nachführen: gewonnen, verloren oder erledigt, mit kurzer Notiz.

### Schritt 4: Wochenroutine

Biete dem Nutzer an, die Liste einmal pro Woche gemeinsam durchzugehen: Was ist fällig, was hängt am längsten, was kann geschlossen werden? Diese Routine sorgt dafür, dass die Liste regelmässig geprüft wird.

### Schritt 5: Verifikation

Erfasst zum Start alle Offerten und Anfragen, die aktuell offen sind, auch die unangenehmen von vor drei Wochen. Dann eine Probe: «Was ist fällig?» muss genau die richtigen Einträge zeigen. Erst wenn das Register die Realität abbildet, ist der Workflow abgenommen.

## Was du danach kannst

- «Offerte an die Muster AG ist raus, 12'400 Franken, übliche Frist.»
- «Was ist diese Woche fällig?» Die Liste kommt sortiert, mit fertigen Entwürfen.
- «Die Muster AG hat zugesagt.» Status gewonnen, Notiz dazu, erledigt.

## Wichtig zu wissen

- Dein Assistent meldet sich, wenn du ihn öffnest oder fragst. Von allein, mitten in der Nacht, läuft er in diesem Setup nicht. Die Wochenroutine aus Schritt 4 ist deshalb der Anker, der das Ganze trägt.
- Er versendet nichts selbst. Das ist Absicht: Beim Nachfassen entscheidet der Ton über den Auftrag, und den letzten Blick darauf gibst du.
- Der Workflow zeigt offene Einträge und Termine. Ob die Liste vollständig ist, hängt davon ab, dass neue Offerten und Anfragen eingetragen werden.