--- title: Regiestunden und Rapporte erfassen description: Foto vom Zettel oder kurze Notiz am Feierabend. Dein Assistent trägt Stunden, Material und Art der Arbeit nach und zeigt dir pro Projekt, was noch nicht verrechnet ist. kategorie: Organisation typ: Ablauf aufwand: ca. 45 Minuten systeme: [] trifft_auf: [ Rapporte, Regierapport, Stunden erfassen, Regiestunden, Arbeitsrapport, Stundenzettel, Baustelle, Zettelwirtschaft, Stunden vergessen, Regie abrechnen ] order: 14 date: 2026-09-02 --- ## Was das bringt > «Wie erfasse ich meine Regiestunden, ohne dass der Zettel verloren geht?» Das Mass steht auf einem Schmierzettel, die Stunden auf einem zweiten, und der eine Mitarbeiter schickt ein Foto per WhatsApp. Zwei Wochen später, beim Schreiben der Rechnung, fehlt die Hälfte davon. Dann rufst du beim Kunden an und fragst nach, was ihr eigentlich abgemacht habt. Dieser Workflow gibt den Rapporten einen festen Weg, ohne dir eine neue Gewohnheit aufzuzwingen. Du fotografierst deinen Zettel wie bisher, oder du diktierst am Feierabend zwei Sätze. Beides landet im selben Eingangsordner. Dein Assistent liest es aus, fragt bei Unklarheiten nach und schreibt eine Zeile ins Rapport-Journal. Der zweite Teil ist der, an dem das Geld hängt: pro Projekt siehst du auf Nachfrage, welche Stunden Regie sind, welche im Pauschalpreis stecken und was davon noch nicht verrechnet wurde. ## Voraussetzungen - Ein Assistent mit Zugriff auf Dateien und Programme, zum Beispiel Claude Code, Codex oder opencode. Ein normaler Browser-Chat reicht nicht. - Ein Handy, mit dem du fotografieren oder eine Sprachnotiz aufnehmen kannst, und einen Ordner, der auf deinem Rechner ankommt. - Deine Projekt- oder Baustellenbezeichnungen, so wie du sie tatsächlich benutzt. ## Anleitung für deinen Assistenten ### Schritt 1: Arbeitsordner anlegen Lege im Arbeitsbereich des Nutzers einen Ordner `workflows/rapporte/` an, darin `eingang/` und `abgelegt/`, eine leere `rapporte.csv` mit Kopfzeile und eine `CONTEXT.md`: ```markdown # Workflow: Rapporte erfassen Zweck: Rapporte aus `eingang/` lesen, ins Journal eintragen, sauber ablegen, und pro Projekt zeigen, was noch nicht verrechnet ist. ## CSV-Schema (rapporte.csv) `rapport_id;datum;projekt;person;von;bis;stunden;art;taetigkeit;material;status;beleg;bezug` - `art`: regie, pauschal oder garantie - `status`: erfasst, geprueft oder verrechnet - `beleg`: Dateiname in `abgelegt/` - `bezug`: nur bei Korrekturen, verweist auf die ursprüngliche rapport_id ## Regeln - Nie schätzen. Ist eine Zeit, eine Person oder ein Projekt nicht eindeutig, beim Nutzer nachfragen. - `art` nie raten. An dieser Spalte hängt später das Geld, und ob etwas Regie oder pauschal ist, steht im Vertrag und nicht im Rapport. - Garantiearbeit wird erfasst wie alles andere, aber nie zur Verrechnung vorgeschlagen. - Vor dem Eintrag auf Duplikate prüfen: gleiche Person, gleiches Datum, gleiches Projekt. - Journalzeilen werden nur angehängt. Eine Korrektur bekommt eine neue Zeile mit Status `korrektur` und verweist im Feld `bezug` auf die ursprüngliche `rapport_id`. - Rapporte nie löschen, nur von `eingang/` nach `abgelegt/` verschieben. Ein Rapport ist im Streitfall ein Nachweis. ## Projekte (mit dem Nutzer festlegen) ## Ansätze (mit dem Nutzer festlegen, pro Art und wo nötig pro Person) ``` Geh die Regeln kurz mit dem Nutzer durch, bevor der erste Rapport hereinkommt. ### Schritt 2: Projekte und Ansätze festlegen Frag den Nutzer nach seinen laufenden Projekten, genau in der Schreibweise, die er selber benutzt, und trag sie in den Abschnitt «Projekte» ein. Frag danach nach den Stundenansätzen pro Art und, falls sie sich unterscheiden, pro Person. Die Ansätze stehen nur in der `CONTEXT.md`, nie in jeder Journalzeile, sonst schleppt jede Korrektur einen alten Ansatz mit. Frag ausserdem, ob bei ihm ein Arbeitstag mit einer Pause gerechnet wird und wie er sie abzieht. Diese eine Frage erspart später jede zweite Rückfrage. ### Schritt 3: Ablauf pro Rapport Für jeden Eintrag in `eingang/`, egal ob Foto, Sprachnotiz oder Textzeile: 1. Datum, Projekt, Person, Zeit von und bis sowie die Tätigkeit herauslesen. Bei einer Sprachnotiz zuerst den Text erzeugen, dann daraus die Felder. 2. Stunden aus von und bis rechnen, Pause nach der vereinbarten Regel abziehen. Steht nur eine Stundenzahl da, diese übernehmen und von und bis leer lassen. 3. Material notieren, so wie es dasteht. Keine Preise ergänzen, die nicht dastehen. 4. Die Art bestimmen. Ist sie nicht eindeutig aus Projekt oder Notiz ableitbar, beim Nutzer nachfragen. 5. Auf Duplikate prüfen. Bei einem Treffer den Nutzer entscheiden lassen. 6. Eine eindeutige `rapport_id` vergeben und die Zeile mit Status `erfasst` an `rapporte.csv` anhängen. 7. Die Quelle nach `abgelegt/JJJJ-MM-TT_projekt_person.` umbenennen und dorthin verschieben. ### Schritt 4: Regie-Abrechnung pro Projekt Auf Nachfrage des Nutzers, und nur dann, erstelle für ein Projekt eine Übersicht: - alle Zeilen mit `art: regie` und Status `erfasst` oder `geprueft`, also noch nicht verrechnet - Summe der Stunden, multipliziert mit dem Ansatz aus der `CONTEXT.md` - das Material dazu, unbewertet, als Liste - getrennt davon, was im selben Zeitraum als `pauschal` erfasst wurde, damit der Nutzer sieht, was er nicht zusätzlich verrechnen darf - Garantiezeilen werden aufgeführt, aber nie in die Summe genommen Jede Position nennt ihre `rapport_id`, damit der Nutzer stichprobenweise auf den Beleg zurückgehen kann. Setze den Status erst dann auf `verrechnet`, wenn der Nutzer die Übersicht ausdrücklich freigegeben hat. Erstelle nie selbständig eine Rechnung daraus. ### Schritt 5: Verifikation Lass den Nutzer zwei echte Rapporte in `eingang/` legen, einen als Foto und einen als Notiz, und spiel den Ablauf durch. Zeig ihm die neuen Journalzeilen, die abgelegten Dateien und danach eine Testabrechnung für ein Projekt. Stimmt etwas nicht, korrigiere die Regel in der `CONTEXT.md` und nicht nur die einzelne Zeile. ### Schritt 6: Wochenroutine anbieten Biete dem Nutzer an, einmal pro Woche zu prüfen, ob für jeden Arbeitstag und jede Person ein Rapport vorliegt, und ihm die Lücken zu nennen. Fehlende Stunden fallen so nach Tagen auf und nicht nach Monaten, wenn sich niemand mehr erinnert. ## Was du danach kannst - «Hier das Foto vom Rapport, trag es ein.» Der Assistent liest, fragt bei Unklarheiten nach und erfasst. - «Drei Komma fünf Stunden Müller, Regie, Steckdosen versetzt.» Reicht als ganze Eingabe. - «Was ist beim Projekt Sonnenweg noch nicht verrechnet?» Direkt aus dem Journal beantwortet, mit Verweis auf jeden einzelnen Rapport. - «Fehlt diese Woche irgendwo ein Rapport?» Der Assistent nennt dir die Lücken. ## Wichtig zu wissen - Das ersetzt keine Bausoftware und keine Lohnbuchhaltung. Es ist die saubere Erfassung davor, damit am Monatsende überhaupt etwas Verrechenbares dasteht. - Ob eine Arbeit Regie oder pauschal ist, entscheidet der Vertrag und nicht dein Assistent. Er fragt dich im Zweifel, und das ist Absicht: eine falsch gesetzte Art fällt erst auf, wenn der Kunde die Rechnung bestreitet. - Ein Rapport ist im Streitfall ein Nachweis. Darum wird hier nie eine Zeile überschrieben, sondern immer eine Korrekturzeile angehängt, die auf die alte verweist. - Handschrift auf schlecht beleuchteten Fotos ist die häufigste Fehlerquelle. Im Zweifel fragt dich dein Assistent lieber einmal zu viel nach als einmal zu wenig. - Steht die Abrechnung, geht es weiter mit [Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil](https://wirdrei.digital/workflows/rechnungen-mit-qr). Läuft bei dir bexio, CashCtrl oder KLARA, lohnt sich zusätzlich die direkte Anbindung.