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title: Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil
description: Dein Assistent erstellt einen PDF-Entwurf mit Schweizer QR-Zahlteil. Nach deiner Freigabe vergibt er die Nummer und ergänzt das Rechnungsjournal.
kategorie: Buchhaltung
typ: Ablauf
aufwand: ca. 45 Minuten
systeme: []
trifft_auf: [Rechnungen schreiben, Rechnungen stellen, QR-Rechnung, Einzahlungsschein, fakturieren]
order: 11
date: 2026-08-22
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## Was das bringt

> «Wie erstelle ich eine QR-Rechnung?»

Rechnung stellen heisst oft: alte Rechnung kopieren, Nummer von Hand hochzählen, Beträge ersetzen und hoffen, dass der Einzahlungsschein stimmt. Und irgendwo in einer Excel-Liste steht, welche Nummern schon vergeben sind. Oder eben nicht.

Dieser Workflow macht daraus einen Handgriff: Du nennst Empfänger und Positionen, dein Assistent baut die fertige PDF-Rechnung mit Schweizer QR-Zahlteil, vergibt die nächste Nummer und führt das Rechnungsjournal nach. Der Kunde scannt den QR-Code mit seiner Banking-App und zahlt.

## Voraussetzungen

- Ein Assistent mit Zugriff auf Dateien und Programme, zum Beispiel Claude Code, Codex oder opencode. Ein normaler Browser-Chat reicht nicht.
- Deine IBAN. Für eine QR-Referenz brauchst du eine QR-IBAN von deiner Bank. Mit einer normalen IBAN verwendest du eine unstrukturierte Mitteilung oder eine SCOR-Referenz.

## Anleitung für deinen Assistenten

### Schritt 1: Arbeitsordner anlegen

Lege im Arbeitsbereich des Nutzers einen Ordner `workflows/rechnungen/` an, darin die Unterordner `entwuerfe/` und `versendet/`, eine `rechnungen.csv` mit Kopfzeile `zeitpunkt;nummer;datum;empfaenger;betrag_chf;ereignis` und eine `CONTEXT.md`:

```markdown
# Workflow: Rechnungen mit QR-Zahlteil

Zweck: PDF-Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil erstellen, nummerieren, im Journal führen.

## Regeln

- Beträge und Positionen stammen immer vom Nutzer, nie geschätzt.
- Die Rechnungsnummer wird erst nach Freigabe vergeben, nie im Entwurf.
- Vergebene Nummern werden nie wiederverwendet, auch nicht bei Stornos.
- Journalzeilen werden nur angehängt. Für `erstellt`, `bezahlt` und `storniert` entsteht je eine neue Zeile mit derselben Rechnungsnummer. Das letzte Ereignis ist der aktuelle Status.

## Nummernkreis

(mit dem Nutzer festlegen, Vorschlag: JJJJ-NNN, also 2026-001)
```

Geh die Regeln mit dem Nutzer durch, besonders die Nummernvergabe. Lass sie bestätigen, bevor du das Journal anlegst.

### Schritt 2: Absender- und Bankdaten erfassen

Leg mit dem Nutzer eine `workflows/rechnungen/firmendaten.md` an: Firmenname, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land, IBAN oder QR-IBAN, Zahlungsfrist, falls vorhanden die MWST-Nummer und die Sätze, die er verrechnet. Speichere die Adresse in diesen einzelnen Feldern, weil die QR-Bill-Spezifikation 2.3 strukturierte Adressen verlangt. Existiert bereits eine `firmendaten.md` aus dem Workflow [Dokumente aus Vorlage](https://wirdrei.digital/workflows/dokumente-aus-vorlage), ergänze dieselbe Datei, statt eine zweite Wahrheit anzulegen.

### Schritt 3: Werkzeug für den QR-Zahlteil einrichten

Der Schweizer QR-Zahlteil folgt der QR-Bill-Spezifikation 2.3 von SIX. Bau ihn nicht von Hand. Wähle eine gepflegte Bibliothek, die Version 2.3 ausdrücklich unterstützt, prüfe Quelle und aktuelle Release-Version und halte Paketname und Version in der `CONTEXT.md` fest. Erzeuge damit einen Test-Zahlteil mit den Bankdaten aus Schritt 2 und zeig ihn dem Nutzer.

### Schritt 4: Ablauf pro Rechnung

1. Nutzer nennt Empfänger, strukturierte Adresse, Positionen und Beträge.
2. Rechnung als Entwurf bauen: Briefkopf, Positionen, Total, MWST falls zutreffend, QR-Zahlteil unten. Noch ohne Rechnungsnummer, im Entwurf steht `ENTWURF`.
3. PDF in `entwuerfe/` ablegen und dem Nutzer zeigen.
4. Nach seiner Freigabe: nächste Nummer aus dem Nummernkreis vergeben, finale PDF nach `versendet/JJJJ-NNN_empfaenger.pdf`, Ereignis `erstellt` ins Journal schreiben.
5. Meldet der Nutzer den Zahlungseingang, eine neue Journalzeile mit Ereignis `bezahlt` anhängen. Bei einem Storno entsprechend `storniert` anhängen. Bestehende Zeilen bleiben unverändert.

### Schritt 5: Verifikation

Bevor die erste echte Rechnung rausgeht: eine Test-Rechnung an die eigene Firma erstellen. Prüfe sie mit dem Validator der gewählten Bibliothek und scanne den QR-Zahlteil mit der eigenen Banking-App. Vergleiche Name, strukturierte Adresse, IBAN, Betrag, Währung und Referenz mit den Quelldaten. Erst danach ist der Workflow abgenommen.

## Was du danach kannst

- «Rechnung an die Muster AG, Beratung 4 Stunden zu 150, Frist 30 Tage.»
- «Welche Rechnungen sind noch offen?» Direkt aus dem Journal beantwortet.
- «Die 2026-007 ist bezahlt, trag es nach.»

Physisch verschickt wird die Rechnung über [Briefe per Post](https://wirdrei.digital/workflows/briefe-per-post), per Mail geht sie als PDF-Anhang raus.

## Wichtig zu wissen

- Eine QR-Referenz ist nur mit einer QR-IBAN erlaubt. Mit einer normalen IBAN funktioniert der Zahlteil mit einer unstrukturierten Mitteilung oder einer SCOR-Referenz.
- Ob und wie du MWST ausweisen musst, klärst du mit deinem Treuhänder. Dein Assistent rechnet mit den Sätzen, die du ihm gibst, er berät dich nicht steuerlich.
- Läuft bei dir bereits bexio, CashCtrl oder KLARA, stell die Rechnungen dort und binde stattdessen dein System an: [bexio anbinden](https://wirdrei.digital/workflows/bexio-anbinden), [CashCtrl anbinden](https://wirdrei.digital/workflows/cashctrl-anbinden), [KLARA anbinden](https://wirdrei.digital/workflows/klara-anbinden). Dieser Workflow ist für alle, die (noch) keines davon haben.