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title: Finde Dokumente in deinen Firmenordnern wieder
description: Dein Assistent durchsucht freigegebene Ordner und nennt dir den Fundort passender Dateien. Deine bestehende Ordnerstruktur bleibt bestehen.
kategorie: Organisation
typ: Ablauf
aufwand: ca. 30 Minuten
systeme: []
trifft_auf:
  [
    Dokumente suchen,
    nichts wiederfinden,
    Ordner-Chaos,
    welche Version ist aktuell,
    wo liegt die Datei,
    Wissen steckt im Kopf einer Person
  ]
order: 10
date: 2026-08-22
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## Was das bringt

> «Wie finde ich ein Dokument in unseren Firmenordnern wieder?»

Die gemeinsamen Firmenordner sind über Jahre gewachsen: Ordner in Ordnern, Versionen mit `_final_v2` im Namen, und die eine Vorlage liegt dort, wo sie 2019 jemand gespeichert hat. Wer etwas sucht, klickt sich durch oder fragt die Person, die es zuletzt hatte.

Dieser Workflow lässt deine Ordnerstruktur bestehen. Dein Assistent bekommt Lesezugriff auf die freigegebenen Ordner und erstellt daraus einen einfachen Ordnerplan. Danach beantwortet er Fragen wie «Wo ist die aktuelle Offerte an die Muster AG?» mit dem Dateipfad und einer kurzen Antwort aus dem Dokument. Er verschiebt und benennt nichts um.

## Voraussetzungen

- Ein Assistent mit Zugriff auf Dateien und Programme, zum Beispiel Claude Code, Codex oder opencode. Ein normaler Browser-Chat reicht nicht.
- Die Firmenordner müssen auf dem Computer erreichbar sein, zum Beispiel lokal, als synchronisierter OneDrive- oder SharePoint-Ordner oder über ein eingebundenes Netzlaufwerk.

## Anleitung für deinen Assistenten

### Schritt 1: Regeln festhalten

Lege im Arbeitsbereich des Nutzers einen Ordner `workflows/suche/` an und erstelle darin eine `CONTEXT.md`:

```markdown
# Workflow: Dokumente finden

Zweck: Freigegebene Firmenordner durchsuchen und Antworten mit Dateipfad belegen.

## Regeln

- Die freigegebenen Ordner werden nur gelesen. Nie verschieben, umbenennen oder löschen.
- Jede Antwort nennt den vollständigen Pfad zur Datei.
- Nichts gefunden heisst «nicht gefunden», nicht raten.
- Bei mehreren Versionen nach Datum und Versionshinweisen sortieren. Ist die aktuelle Version nicht eindeutig, beim Nutzer nachfragen.
- Ordner ausserhalb der vereinbarten Liste nicht durchsuchen.

## Ordnerplan

(entsteht in Schritt 2)
```

Geh die Regeln kurz mit dem Nutzer durch. Halte dabei auch fest, welche Ordner ausdrücklich ausgeschlossen sind.

### Schritt 2: Ordnerplan bauen

Frag den Nutzer, welche Ordner durchsucht werden dürfen, zum Beispiel der Firmenordner, ein Team-Laufwerk oder ein synchronisierter SharePoint-Ordner. Geh die Struktur zwei bis drei Ebenen tief durch und trag in die `CONTEXT.md` ein, was wo liegt: «Offerten unter `Kunden/<Name>/Offerten/`», «Vorlagen unter `Admin/Vorlagen/`». Notiere ausgeschlossene Ordner separat.

Zeig dem Nutzer die Karte und lass ihn korrigieren. Er kennt die Ausnahmen, du kennst nur die Struktur.

### Schritt 3: Ablauf pro Suche

1. Frage entgegennehmen und zuerst die Karte konsultieren: In welchem Bereich liegt das vermutlich?
2. Dort gezielt suchen, zuerst über Dateinamen, dann über den Inhalt.
3. Antwort geben: der vollständige Pfad, plus ein oder zwei Sätze aus dem Dokument, die die Frage beantworten.
4. Bei mehreren Treffern die neuste Version zuoberst, die anderen als Liste darunter.

### Schritt 4: Ordnerplan pflegen

Wenn eine Suche einen wiederkehrenden Fundort zeigt, trag ihn in den Ordnerplan ein. Die nächste ähnliche Suche beginnt dann im passenden Bereich.

### Schritt 5: Verifikation

Lass den Nutzer drei echte Fragen aus seinem Alltag stellen, solche, bei denen er selbst kurz überlegen müsste. Prüft die Antworten gemeinsam: Stimmt der Pfad, ist es die aktuelle Version? Korrekturen wandern als Regel oder Eintrag im Ordnerplan in die `CONTEXT.md`.

## Was du danach kannst

- «Wo ist die aktuelle Version der Offerte an die Muster AG?»
- «Welche Vorlage nehmen wir für Arbeitsverträge?»
- «Such mir alles zum Projekt Neubau aus den letzten zwei Jahren zusammen.»

## Wichtig zu wissen

- Gescannte PDFs ohne Textebene findet die Inhaltssuche nicht, nur der Dateiname hilft dort. Wer viel scannt, legt sich sprechende Dateinamen zu oder lässt die Scans einmal durch eine Texterkennung laufen.
- Der erste Ordnerplan deckt nicht jeden Sonderfall ab. Bei grossen Dateisystemen braucht die erste Suche in einem neuen Bereich länger.
- Der Assistent kann alles lesen, worauf sein Prozess auf dem Computer Zugriff hat. Schliesse sensible Ordner ausdrücklich aus und prüfe die Zugriffsgrenzen mit Testdateien.