Der schnellste Weg
Lies https://wirdrei.digital/workflows/briefe-per-post.md und richte diesen Workflow bei mir ein. Frag mich nach den Angaben, die dir fehlen. Hol meine Freigabe ein, bevor du Dateien änderst, Software installierst, Zugangsdaten speicherst oder eine externe Aktion auslöst.
Was du brauchst
Ein Assistent mit Zugriff auf Dateien, Programme und externe Dienste, zum Beispiel Claude Code, Codex oder opencode. Ein normaler Browser-Chat reicht nicht.
Ein pingen-Konto mit API-Zugang. pingen erstellt dafür eine App-Registrierung mit client_id und client_secret (mehr dazu in Schritt 2).
Ein Briefkopf oder eine Vorlage mit deinen Firmendaten. Wie du daraus sauber ein PDF baust, steht im Workflow Offerten und Briefe aus deiner Vorlage.
Die Anleitung
Die folgenden Schritte richten sich an deinen Assistenten. Du kannst mitlesen und gibst
Änderungen frei.
Arbeitsordner anlegen
Lege im Arbeitsbereich des Nutzers einen Ordner workflows/briefe/ an und erstelle darin eine CONTEXT.md:
# Workflow: Briefe per Post
Zweck: (mit dem Nutzer ausfüllen: für welche Anlässe - Rechnungen, Kündigungen, persönliche Post?)
## Regeln
- Kein Versand ohne Freigabe im Chat - ein Brief kostet Geld und ist nicht rückholbar.
- Vor jedem Versand steht die ausdrückliche Frage: «Soll ich diesen Brief wirklich versenden?»
- Empfängerdaten stammen vom Nutzer, nie geschätzt oder recherchiert.
- Der pingen-Zugang liegt lokal, nie im Chat, nie in Git.
- Versendete Briefe landen in `versendet/JJJJ-MM-TT_empfaenger.pdf`.
Frag den Nutzer nach dem Zweck und lass ihn die Regeln bestätigen, bevor du Dateien anlegst oder Pingen verbindest.
pingen-Konto anbinden
pingen nutzt für die API einen OAuth2-Zugang: Eine App-Registrierung im pingen-Konto liefert client_id und client_secret, dein Assistent tauscht sie gegen einen Zugriffstoken. Die Zugangsdaten legst du lokal ab (z. B. in einer .env im Workflow-Ordner), nie im Chat, nie in Git.
Pingen stellt dafür eine separate Staging-Umgebung bereit. Richte die Anbindung zuerst dort ein und teste den Ablauf, ohne dass etwas gedruckt oder verrechnet wird. Erst nach diesem Test wechselt der Nutzer bewusst auf die Produktivumgebung.
Brief entwerfen
Frag den Nutzer nach Empfänger, Anlass und Inhalt. Schreib den Brief klar und direkt, kein Corporate-Sprech. Hat der Nutzer eine eigene Stimm-Datei (siehe E-Mail-Entwürfe, die wie du klingen), schreib den Brief daran entlang. Baue das PDF nach pingens Vorgaben:
- Format A4 (210 × 297 mm), maximal 8 MB.
- Die Empfängeradresse steht im Fensterbereich der ersten Seite - bei einem linksseitigen Fenster 22 mm vom linken und 60 mm vom oberen Rand, Fenstergrösse rund 85,5 × 25,5 mm. Nutzt du eine Vorlage aus Offerten und Briefe aus deiner Vorlage, prüfe dort, dass die Adresse im Fensterbereich sitzt.
- Absender und Datum gehören wie gewohnt in den Briefkopf.
Zeig dem Nutzer den fertigen Entwurf als PDF, bevor irgendetwas Richtung pingen geht.
Freigabe einholen
Frag ausdrücklich: «Soll ich diesen Brief wirklich versenden?» Nur eine klare Zustimmung zählt als Freigabe. Ändert der Nutzer noch etwas, zurück zu Schritt 3.
Über pingen einliefern, Status prüfen
Lad das PDF über die pingen-API hoch. pingen validiert den Brief automatisch direkt nach dem Hochladen und vergibt einen von drei Status: «Ready for Sending», wenn alles passt, «Action Required» bei behebbaren Problemen (z. B. Adresse ausserhalb des Fensterbereichs), oder «Invalid» bei Problemen, die sich nicht beheben lassen - dann kann der Brief so nicht verschickt werden. Gedruckt wird erst nach dieser Prüfung und nur mit der Freigabe aus Schritt 4.
Verifikation: pingen bestätigt die Annahme des Briefs. Speicher den Beleg (PDF plus Versanddatum) unter workflows/briefe/versendet/JJJJ-MM-TT_empfaenger.pdf und zeig dem Nutzer die Bestätigung.