Was das bringt
«Wie erstelle ich eine Offerte aus meiner Vorlage?»
Jede Offerte beginnt mit «Speichern unter» und dem alten Dokument, dann Feld für Feld ersetzen: Name, Adresse, Positionen, Total. Irgendwann steht der falsche Kundenname noch in einem Absatz weiter unten, weil er beim Ersetzen übersehen wurde.
Dieser Workflow trennt Vorlage und Inhalt. Du benennst jede veränderliche Stelle als Platzhalter und hältst sie in einem Feldvertrag fest. Danach füllt dein Assistent die Vorlage aus und erstellt einen Entwurf, den du vor der Freigabe prüfst. Deine Word-Vorlage bleibt eine Word-Datei, eine einfache Textvorlage wird direkt ein PDF.
Voraussetzungen
- Ein Assistent, der auf deine Dateien zugreifen und Programme ausführen darf. Welche App du dafür nutzt, spielt keine Rolle. Ein Chat ohne Zugriff auf deine Dateien reicht nicht.
- Python auf deinem Computer. Der Gratis-Starter richtet es ein, der Workflow installiert die nötigen Pakete dazu.
Was du danach kannst
«Offerte für Muster AG, drei Positionen, ich diktiere sie dir.»
«Erstell den Brief an die Vermieterin mit der neuen Kündigungsfrist.»
«Zeig mir den letzten Entwurf, bevor ich ihn freigebe.»
Grenzen, ehrlich
- Beträge, Preise und Fristen kommen immer von dir. Dein Assistent schätzt hier nichts, auch nicht «ungefähr richtig».
- Aus einer Word-Vorlage macht dein Assistent wieder eine Word-Datei. Das PDF speicherst du in Word, so bleiben Layout und Schriften genau so, wie du sie kennst. Ein PDF direkt aus Word zu erzeugen, ginge nur mit zusätzlichen Programmen auf deinem Computer.
- PDFs aus Markdown-Vorlagen nutzen eine Standardschrift. Zeichen, die sie nicht kennt, erscheinen als «?», und das Skript sagt dir, welche es waren.
Anleitung für deinen Assistenten
Schalte die Anleitung gratis frei.
Die Schritte, mit denen dein Assistent diesen Workflow bei dir einrichtet, gibt es mit dem Gratis-Zugang. Du bekommst einen persönlichen Link per Mail. Er bringt dich hierher zurück und schaltet alle Workflows frei, auf jedem Gerät und ohne Passwort.
Was sonst noch dabei ist →
