Belege fotografieren und erfassen.
Dein Assistent liest fotografierte Quittungen aus, fragt bei unklaren Angaben nach und führt ein einfaches Belegjournal nach.
«Wie erfasse ich meine Belege, ohne alles abzutippen?»
Quittungen im Portemonnaie, Fotos verstreut auf dem Handy, am Monatsende die Schuhschachtel-Buchhaltung: Belege sammeln sich schneller an, als sie erfasst werden. Bis zur Übergabe an den Treuhänder liegt oft ein Berg unsortierter Zettel.
Dieser Workflow gibt den Belegen einen festen Weg: Du fotografierst sie und legst die Bilder in den Eingangsordner. Dein Assistent liest die Angaben aus, fragt bei Unklarheiten nach, ergänzt das Journal und benennt die Datei einheitlich. Das Journal ist eine einfache CSV und keine Buchhaltung.
Was du danach kannst.
«Hier drei Fotos, trag sie ein.» Der Assistent liest, fragt bei Unklarheiten nach und erfasst.
«Was habe ich diesen Monat für Software ausgegeben?» Direkt aus dem Journal beantwortet.
«Bereite den Export für den Treuhänder vor.» Der Assistent exportiert die vereinbarten Felder.
Wichtig zu wissen.
Das ersetzt weder deinen Treuhänder noch eine Buchhaltungssoftware. Es ist das saubere Zuliefern davor: erfasst, geordnet, nachvollziehbar.
Läuft bereits bexio, CashCtrl oder KLARA bei dir, lohnt sich eher die direkte Anbindung: bexio anbinden, CashCtrl anbinden, KLARA anbinden. Dieser Workflow bleibt trotzdem sinnvoll für den ersten Griff zur Quittung.
Handschrift und schlecht beleuchtete Fotos verschlechtern die Trefferquote. Im Zweifel fragt dich dein Assistent lieber einmal zu viel nach als einmal zu wenig.
Sollen wir das zusammen einrichten?
Wir integrieren diesen Workflow in deine Umgebung oder bauen dir eigene. Beim persönlichen Assistenz-System ist genau das unser Handwerk.