Reicht ChatGPT für dein KMU, oder brauchst du einen eigenen KI-Assistenten?
Die Frage aus fast jedem Erstgespräch. Die ehrliche Antwort: für viele reicht das Abo. Der Unterschied beginnt dort, wo wiederkehrende Arbeit an euren eigenen Ordnern, Vorlagen und Fachprogrammen hängt.
Kurz gesagt.
Ein Firmenabo wie ChatGPT Business oder Microsoft 365 Copilot Business reicht, wenn ihr vor allem Texte schreiben, Dokumente bearbeiten, zusammenfassen und recherchieren wollt. ChatGPT Business kostet USD 20 bei jährlicher oder USD 25 bei monatlicher Zahlung pro Person und Monat, ab zwei Plätzen. Copilot Business kostet regulär CHF 17.00 bei Jahresbindung oder CHF 20.40 monatlich, ohne MWST und zusätzlich zu Microsoft 365. Ein eigener KI-Assistent lohnt sich für ein KMU, wenn wiederkehrende Abläufe mit euren Ordnern, Vorlagen und Fachprogrammen wie bexio immer nach denselben Regeln laufen sollen. Die Regeln liegen als Textdateien bei euch, folgenreiche Schritte gibst du frei. Bei wirdrei.digital kostet die Einrichtung ab CHF 2'650 einmalig, dazu kommt die Lizenz des Modellanbieters.
Der Vergleich.
Ein Firmenabo kann auch die Grundlage eines eigenen Assistenten sein. Der Unterschied liegt in der Einrichtung: welche Abläufe, Zugriffe, Regeln und Tests ihr selber übernehmt, und wobei euch jemand hilft.
| Firmenabo (ChatGPT Business, Copilot Business) | Eigener KI-Assistent (eingerichtet) | |
|---|---|---|
| Wofür gemacht | Texte, Dokumente, Zusammenfassungen, Recherche, Auswertungen | Wiederkehrende Abläufe mit euren Dateien und Fachprogrammen |
| Kosten | ChatGPT Business USD 25 pro Person und Monat, jährlich USD 20, ab zwei Plätzen. Copilot Business CHF 20.40, jährlich regulär CHF 17.00, im ersten Jahr CHF 14.57 bei Abschluss bis 31.12.2026, zusätzlich zu Microsoft 365. Ohne MWST | Einrichtung ab CHF 2'650 einmalig, dazu die Modelllizenz. Kein Monatsabo bei uns |
| Einrichtung | Konto selber eröffnen. Der Aufwand für die Einführung hängt von Zugriffsrechten, Anbindungen und Schulungsbedarf ab | Ein bis zwei Tage vor Ort, mit Schulung |
| Zugriff auf eure Daten | Über verbundene Apps wie SharePoint, Outlook oder Google Drive, je nach Kontoberechtigungen und Workspace-Einstellungen | Direkt in den Ordnern, die ihr freigebt |
| Eure Regeln | Dauerhafte Anweisungen und Referenzdateien, etwa in gemeinsamen Projekten | Regeln, Vorlagen und Skripte als Dateien, die ihr lesen und ändern könnt |
| Vorlagen und Dokumente | Bearbeitet Dateien und Vorlagen, je nach Funktion, Lizenz und Freigabe | Füllt eure Vorlagen nach festen Regeln aus und legt den Entwurf am vereinbarten Ort ab |
| Fachprogramme wie bexio | Vorhandene oder selbst eingerichtete Anbindungen. Eigene Schnittstellen brauchen Einrichtung und Tests | Angebunden über Schnittstelle, mit festgelegten Rechten |
| Wer pflegt es | Der Anbieter pflegt die Plattform, ihr pflegt Zugriffe, Anweisungen und Anbindungen | Ihr pflegt Regeln und Vorlagen. Drei Monate Support inklusive |
| Anbieterwechsel | Gespräche und Projekte bleiben beim Anbieter | Regeln, Vorlagen und Skripte bleiben bei euch. Ein Wechsel kann Anpassungen und neue Tests brauchen |
Wann das Abo reicht.
- Ihr wollt vor allem schreiben, umformulieren und zusammenfassen: E-Mails, Inserate, Berichte, Texte für die Website.
- Eure Aufgaben lassen sich mit gemeinsamen Projekten, Vorlagen und den vorhandenen Konnektoren erledigen.
- Ihr arbeitet ganz in Microsoft 365. Dann ist Copilot oft der kürzeste Weg, siehe ChatGPT oder Copilot.
In diesen Fällen sagen wir im Gespräch ehrlich: nimm das Abo, und mach einen halben Tag Workshop, damit das Team es sicher nutzt.
Wann sich ein eigener Assistent lohnt.
- Die Zeit geht in wiederkehrender Büroarbeit verloren: Belege erfassen, Offerten aus Vorlagen, Rapporte, Mahnungen, Protokolle.
- Die Arbeit hängt an euren Dateien: Vorlagen, Preislisten, Kundenordner, verteilt über eure Ablage.
- Aufgaben sollen nach gemeinsamen Regeln laufen, egal, wer im Büro sitzt. Der Assistent nutzt dokumentierte Regeln und Vorlagen. Fehler bleiben möglich, darum prüfst du Ergebnisse und gibst folgenreiche Schritte frei.
- Ein Fachprogramm wie bexio, Klara oder CashCtrl soll angebunden sein, mit klaren Rechten, was der Assistent darf.
Wie so ein Assistent aufgebaut ist, steht auf Unsere Methode. Konkrete Abläufe, die du auch selber nachbauen kannst, findest du in den Workflows.
Häufige Fragen.
Reicht ChatGPT für meine Firma?
Für Texte, Recherche, Zusammenfassungen und das Bearbeiten einzelner Dokumente meistens ja. ChatGPT Business kann über freigegebene Konnektoren auch auf Firmendaten zugreifen. Sollen ganze Abläufe mit euren Ordnern, Vorlagen und Fachprogrammen immer gleich laufen, müssen Zugriffe, Regeln und Kontrollen eingerichtet und getestet werden. Genau das ist der Teil, den ein eigener Assistent übernimmt.
Was kostet ein KI-Assistent für ein KMU?
Ein Firmenabo kostet rund USD 20 bis 25 pro Person und Monat bei ChatGPT Business, mindestens zwei Plätze. Microsoft 365 Copilot Business kostet CHF 20.40 pro Person und Monat, bei jährlicher Abrechnung regulär CHF 17.00 und im ersten Jahr CHF 14.57, wenn du bis 31. Dezember 2026 abschliesst, zusätzlich zu Microsoft 365. Ein eingerichteter Assistent kostet bei wirdrei.digital ab CHF 2'650 einmalig, mit Schulung, drei Monaten Support und 30 Tagen Geld zurück. Dazu kommt die Lizenz beim Modellanbieter, die du direkt bezahlst.
Kann ich einen eigenen KI-Assistenten selber erstellen?
Ja. Mit Werkzeugen wie Claude Code oder Codex kannst du einen eigenen Assistenten einrichten. Einfache Aufgaben lassen sich mit unseren Workflows nachbauen, das sind Anleitungen, die dein Assistent selber ausführt. Für Anbindungen an Fachprogramme brauchst du je nach Ablauf technisches Wissen und Zeit zum Testen. Wir helfen bei Struktur, Anbindungen und Schulung.
Wo liegen meine Daten bei einem eigenen Assistenten?
Deine Dateien bleiben in deiner Ablage. Für die Antworten verbindet sich der Assistent mit dem Modellanbieter, den du wählst. Was dabei übertragen oder gespeichert wird, hängt vom Anbieter und von der Lizenz ab. Das klären wir vor dem Start, und sensible Ordner bleiben ausgeschlossen.
Werden meine Firmendaten bei ChatGPT zum Training verwendet?
Bei ChatGPT Business und Enterprise laut OpenAI standardmässig nicht. Bei den Einzelabos (Free, Plus, Pro) ist das Training eingeschaltet, bis du es in den Datenkontrollen ausschaltest. Für Firmendaten gehört darum ein Firmenabo her, kein privates Plus-Abo auf der Firmenkarte. Mehr dazu im Vergleich der Firmen-Abos.
Was ist der Unterschied zwischen ChatGPT Plus und ChatGPT Business?
Plus ist ein Einzelabo für eine Person. Business ist für Teams ab zwei Plätzen: USD 25 pro Person und Monat, bei jährlicher Zahlung USD 20. Dazu kommen ein gemeinsamer Arbeitsbereich, Verwaltung durch einen Admin, Konnektoren zu SharePoint und Co., und eure Daten werden standardmässig nicht zum Training verwendet. OpenAI führt für Business ausserdem eine wählbare Speicherregion schrittweise ein. Auch dann wird für Sicherheits- und Missbrauchsprüfungen eine Kopie jeder Eingabe und Antwort vorübergehend in den USA gespeichert, und die Region legt nicht fest, wo Antworten verarbeitet werden.
Quellen.
- OpenAI, ChatGPT Business, Preise und Plätze: https://help.openai.com/en/articles/8792536
- OpenAI, Umgang mit Geschäftsdaten: https://openai.com/business-data/
- OpenAI, Speicherort von ChatGPT-Business-Inhalten: https://help.openai.com/en/articles/20001418-where-your-chatgpt-business-content-is-stored
- OpenAI, Projekte in ChatGPT: https://help.openai.com/en/articles/10169521-projects-in-chatgpt
- OpenAI, eigene Anbindungen (MCP) in ChatGPT: https://help.openai.com/en/articles/12584461-developer-mode-and-mcp-apps-in-chatgpt
- Microsoft, Copilot-Preise und Aktionsbedingungen Schweiz: https://www.microsoft.com/de-ch/microsoft-365-copilot/pricing
- Anthropic, Claude Team: https://support.claude.com/en/articles/9266767-what-is-the-team-plan
- Preise und Leistungsumfang von wirdrei.digital: https://wirdrei.digital/methode
Du willst es für deinen Betrieb wissen?
Erzähl uns, womit ihr heute arbeitet. Wir sagen dir ehrlich, ob ein Abo reicht oder ob sich ein eigener Assistent lohnt.