Für Treuhand und Buchhaltung.
Die Fachzeit verschwindet zwischen Belegen, Nachforderungen und MWST-Fristen. Hier siehst du, was ein persönlicher Assistent in einem Treuhandbüro davon abnimmt, mit Beispiel, und was er kostet.
Das nimmt dir ein Assistent ab.
Ein persönlicher Assistent ist ein Programm auf dem Computer der Fachperson, das in euren Ordnern und Fachsystemen arbeitet, ohne ein weiteres Portal für die Mandanten. Die Sätze in Anführungszeichen stammen sinngemäss aus Fachforen und Gesprächen mit Treuhandbüros, keine Kundenzitate. Wie der Assistent zu euch kommt, steht unter Unsere Methode.
«Ich sollte beraten. Stattdessen erinnere ich zum dritten Mal an dieselbe Unterlage.»
Wer hat was noch nicht geliefert
Der Assistent prüft je Mandat und Periode auf Vollständigkeit und legt dir die Nachforderung als Entwurf hin, mit fehlender Unterlage, letztem Kontakt und Frist.
«Bei einem Mandanten kommt alles im Portal, beim nächsten per Mail, beim dritten im Couvert.»
Belege aus Scan, Mail und Ordner an einem Ort
Was per Scan, Mail oder in einen Ordner kommt, legt der Assistent nach demselben Schema im richtigen Mandat und in der richtigen Periode ab und fragt nach, wenn ein Beleg nirgends hingehört. Was fehlt, ist unabhängig vom Kanal sichtbar.
«Zwischen MWST, Lohn, Jahresabschluss und Rückfragen darf keine Frist untergehen.»
Die Übersicht, die dir sagt, was zuerst dran ist
Auf Nachfrage legt dir der Assistent Fälligkeiten, offene Rückfragen und fehlende Unterlagen aus deinen eigenen Listen hin, getrennt aufgeführt und mit Herkunft. Einhalten musst du die Fristen selber, siehst sie aber sofort.
«Die Belege sind digital. Prüfen und zuordnen muss ich sie trotzdem einzeln.»
Nur die Ausnahmen auf den Tisch
Belege und Buchungsvorschläge prüft der Assistent lesend und meldet, was nicht aufgeht, mit Quelle und Begründung. Den Rest musst du nicht mehr einzeln anschauen.
«Wie schreibe ich Mails, die nach mir klingen?»
Nachfragen, die klingen wie du
Der Assistent lernt deinen Ton aus echten Mails und schreibt Erinnerungen und Rückfragen an Mandanten, die so klingen. Du liest drüber und schickst ab.
«Wie viele Rechnungen sind noch offen?»
Nachschlagen, ohne im Programm zu klicken
Offene Rechnungen, Kontakte und Buchungen aus bexio, KLARA oder CashCtrl, direkt im Gespräch. Der Assistent liest und bereitet vor, die Fachperson gibt frei.
So sieht das aus.
Ein Beispiel mit erfundenen Namen. Links deine Frage am Morgen, rechts, was der Assistent aus dem Mandantenordner und deiner Pendenzenliste hinlegt.
«Was fehlt bei der Muster Garten GmbH für das zweite Quartal? Die MWST ist Ende Monat fällig.»
Stand Mandat Muster Garten GmbH, zweites Quartal:
- Bankauszüge April und Mai liegen im Ordner, Juni fehlt
- Drei Kreditkartenbelege ohne Zuordnung, Rückfrage an den Mandanten ist vorbereitet
- Lohnjournal Mai und Juni vorhanden
- Letzter Kontakt: deine Mail vom 18. August, unbeantwortet
- Frist für die MWST-Abrechnung: 29. August, 60 Tage nach Quartalsende
Dazu der Entwurf der Nachforderung an den Mandanten in deinem Ton: Bankauszug Juni und die drei Belege, mit Frist bis Freitag. Du liest drüber, passt an und schickst ab.
Was du heute schon nutzen kannst.
Gratis und ohne Passwort: Mit deinem persönlichen Link schaltest du alle Anleitungen frei. Du brauchst einen Assistenten, der in eure Ordner schauen darf. Welche App du dafür nutzt, spielt keine Rolle. Willst du nicht selber bauen, machen wir das im Basispaket mit euch: in eure Ordner, angebunden an bexio, KLARA oder CashCtrl, mit Schulung. Was das kostet, steht unten.
Belege fotografieren und erfassen
Fotografierte oder gescannte Belege auslesen, bei unklaren Angaben nachfragen, Belegjournal nachführen. Für den Mandanten, der noch mit der Schuhschachtel kommt.
Berichte und Audits nach fester Checkliste
Vollständigkeit je Mandat und Periode nach deiner eigenen Checkliste: Der Assistent geht sie Punkt für Punkt durch und listet, was noch fehlt.
Offerten und Anfragen im Blick behalten
Die Anleitung führt Offerten und Anfragen mit Nachfasstermin und fertigem Entwurf. Sag dem Assistenten beim Einrichten, dass bei dir Nachforderungen an Mandanten dazukommen, und er führt sie in derselben Liste, mit letztem Kontakt und Frist.
E-Mail-Entwürfe, die wie du klingen
Nachforderungen und Rückfragen an Mandanten, die klingen wie du. Die Stimm-Datei dahinter gehört dir.
Finde Dokumente in deinen Firmenordnern wieder
Verträge, Abschlüsse und Korrespondenz in den Mandantenordnern wiederfinden, mit Fundort. Die bestehende Ablage bleibt, wie sie ist.
Verbinde deinen Assistenten mit bexio
Offene Rechnungen, Kontakte und Belege eines Mandanten direkt aus bexio nachschlagen und vorbereiten lassen.
Verbinde deinen Assistenten mit KLARA
Dasselbe für KLARA: Artikel, Kunden und Rechnungen im Gespräch nachschlagen, ohne im Programm zu klicken.
Verbinde deinen Assistenten mit CashCtrl
Und für CashCtrl: Buchungen, Kontakte und Belege lesen und prüfen, direkt im Gespräch mit dem Assistenten.
Nicht sicher, welche passt? Bau dir deinen ersten Assistenten selbst. Die Anleitung führt dich Schritt für Schritt. Gratis-Anleitung holen →
Was du uns wahrscheinlich fragst.
Das sind die Fragen aus unseren Gesprächen mit Betrieben und aus Foren, wenn es um ein Werkzeug wie unseres geht, sinngemäss wiedergegeben. Wir antworten so, wie wir es am Tisch sagen würden. Was hier zum Angebot steht, gilt genau so auf Unsere Methode.
Darf der Assistent überhaupt Mandantendaten sehen?
Nur die, die du freigibst, und nur auf dem Computer der Fachperson. Welche Mandate, Perioden und Dokumentarten das sind, legst du vor dem Start fest, und wir testen die Grenze mit dir. Was mit dem Berufsgeheimnis nicht geht und was beim Modellanbieter landet, steht unten beim Datenschutz.
Bucht er dann selber in bexio?
Nein. Er liest, prüft und bereitet vor, die Fachperson bucht und gibt frei. Welche Systeme er lesen darf und wo er schreiben darf, halten wir vor dem Start in der Offerte fest. An den Belegen hängen Aufbewahrungspflicht und Nachvollziehbarkeit gegenüber der Behörde, und daran ändert kein Werkzeug etwas. Darum schreibt er auch nicht ins Archiv.
Wir haben ChatGPT schon probiert. Was ist bei euch anders?
Ein Chat im Browser kennt eure Mandantenordner nicht, eure Checklisten nicht und euren Ton nicht. Jede Nachforderung fängt bei null an. Bei uns halten wir eure Regeln und Abläufe als Textdateien in einem eigenen Arbeitsbereich fest, den der Assistent bei jeder Aufgabe liest: welche Unterlagen zu einem Mandat gehören, wie eine Erinnerung bei euch klingt, ab wann eine Frist brennt. Ihr könnt sie lesen und ändern, und über den synchronisierten Arbeitsbereich haben alle im Büro dieselben Regeln.
Passt das in ein Büro mit drei Leuten?
Ja. Der Assistent läuft auf dem Computer jeder Person, die ihn nutzt, mit denselben Regeln aus dem gemeinsamen Arbeitsbereich. Für den Aufbau brauchen wir eine Person aus dem Büro, die die Mandate kennt und entscheiden kann, welche Regeln gelten, und die während der ein bis zwei Tage vor Ort verfügbar ist. Plant das ausserhalb der Abschlusszeit.
Was kostet das, und was, wenn es bei uns nichts bringt?
Ab CHF 2'650 einmalig, mit fixer Offerte vor dem Start. Drin sind die Einrichtung in deine Umgebung in ein bis zwei Tagen, die Anbindung eurer bestehenden Programme wie bexio, KLARA oder CashCtrl, die Schulung und drei Monate Support. Bringt es dir nichts, bekommst du innert 30 Tagen das Geld zurück, ohne Diskussion. Nicht drin ist die Lizenz des Modellanbieters, die läuft direkt über deine Firma; bei uns fällt nichts Monatliches an. Und wenn wir beim Kennenlernen merken, dass es sich für dich nicht lohnt, sagen wir das, bevor eine Offerte entsteht.
Und wenn ihr weg seid oder es das Programm nicht mehr gibt?
Dann bleibt alles bei dir: eure Mandantenordner, eure Checklisten und die Regeln und Abläufe als Textdateien in deinem Arbeitsbereich. Nach den drei Monaten Support wird nichts abgeschaltet, und es gibt kein Abo, das weiterläuft. Du kannst das Ganze auch mit einem anderen geeigneten Assistenten weiterführen, einzelne Anpassungen können dabei nötig sein. Ob du danach weiteren Support von uns willst, entscheidest du.
Datenschutz.
Was in euren Mandantenordnern liegt, ist das Vertraulichste, was ein Betrieb überhaupt herausgibt: Löhne, Bankauszüge, Steuererklärungen, Verträge, Personalien. Dazu kommt das Berufsgeheimnis. Bei euch lautet die Frage darum nicht, ob ein Assistent erlaubt ist, sondern welche Daten er unter welchen Bedingungen sehen darf.
Der Satz, den du selber nachprüfen kannst: Bei vielen Gratis-Konten dürfen Eingaben zur Verbesserung des Modells verwendet werden, sofern das nicht in den Einstellungen abgeschaltet ist. Das steht in den Nutzungsbedingungen des jeweiligen Anbieters. Für ein Treuhandbüro heisst das: Ein Lohnausweis, der in einen Gratis-Chat kopiert wird, ist eine Weitergabe von Personendaten des Mandanten, und das Berufsgeheimnis deckt das nicht. Dazu die Zahlen: 59 Prozent der Schweizer Unternehmen nennen Datenschutz und Sicherheit als grösste Bedenken (UBS 2026), und nur ein Drittel der KI-nutzenden Schweizer KMU hat eine klare Regelung dazu (AXA und Sotomo 2025).
Dein Assistent arbeitet auf dem Computer der Fachperson, in den Mandantenordnern, die du freigibst. Welche Mandate, welche Perioden, welche Dokumentarten: Das legst du fest, wir richten die Grenze technisch ein und testen sie mit dir, etwa mit einem Mandat, das er nicht sehen darf. Für eine Antwort gehen die nötigen Ausschnitte an den Modellanbieter, den du wählst. Was dort gespeichert wird, hängt von Anbieter und Lizenz ab, und genau das klären wir vor dem Start.
Zwei Grenzen ziehen wir von uns aus. Erstens: Der Assistent bereitet vor, prüft und schlägt vor. Die Buchung, die Abrechnung und die Unterschrift bleiben bei der Fachperson, und die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt beim Unternehmer. An den Belegen hängen Aufbewahrungspflicht und Nachvollziehbarkeit gegenüber der Behörde, und daran ändert kein Werkzeug etwas. Zweitens: keine Mandanten- oder Lohndaten in ein Gratis-Konto, keine gemeinsam genutzten privaten Logins, kein Assistent, der ins Archiv schreibt.
Der erste Schritt ist ein Gespräch.
Erzähl uns, wo bei dir die Zeit hängen bleibt. Wir sagen dir ehrlich, ob sich ein eigener Assistent für dich lohnt, und was er bei dir kosten würde.