Für Treuhand und Buchhaltung.

Diese Frage tippen deine Mandanten, und wer sie stellt, überlegt sich, das Mandat zu kündigen. Die ehrliche Antwort lautet: Für einen kleinen Betrieb mit einfachen Löhnen geht das mit einer Software, die AHV, ALV, Pensionskasse, Unfallversicherung und Lohnausweis abbildet. Teuer wird es bei den Ausnahmen: Quellensteuer, Kinderzulagen, Krankheit, Austritte, Grenzgänger. Einige Treuhandbüros geben die laufende Buchhaltung inzwischen bewusst an die Mandanten zurück, lassen sie selber buchen und prüfen nur noch. Das ist kein Verlust, sondern eine Rollenverschiebung: weg vom Erfassen, hin zum Prüfen und Beraten. Ein persönlicher Assistent hilft genau dabei, weil er die Vollständigkeit prüft und die Ausnahmen markiert, statt die Fachperson zu ersetzen.

Innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode, und in derselben Frist ist die Steuer zu bezahlen. Wer effektiv abrechnet, tut das pro Quartal, wer mit Saldosteuersätzen abrechnet, pro Halbjahr. Die Abrechnung läuft online über das Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Die Details stehen bei der ESTV. Der Fristen-Nerv der Branche sitzt hier: vier oder zwei Termine pro Mandat, mal so viele Mandate, und jeder hängt davon ab, dass die Belege rechtzeitig da sind.

Online im Portal der ESTV, mit einem Antrag auf Fristverlängerung für die Einreichung. Wichtig: Die Verlängerung gilt für die Abrechnung, nicht für die Zahlung. Wer später zahlt, zahlt Verzugszins. Wenn der Antrag zur Gewohnheit wird, ist das ein Zeichen dafür, dass die Belege des Mandanten systematisch zu spät kommen, und das lässt sich lösen, siehe erster Satz oben.

Zehn Jahre, wie Papierbelege. Elektronisch ist erlaubt, wenn die Ablage die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung erfüllt: Die Belege dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können, sie müssen jederzeit innert nützlicher Frist lesbar sein, und es muss nachvollziehbar bleiben, wann was abgelegt wurde. Ein Scan in einem Ordner ist damit noch keine revisionssichere Ablage. Was das konkret heisst, erklärt das KMU-Portal des Bundes. Ein persönlicher Assistent ersetzt dieses Archiv nicht. Er hilft davor: beim Sortieren, Zuordnen und Prüfen, bevor etwas ins Archiv geht.

Zehn Jahre. Bankbelege sind Buchungsbelege, und für die gilt dieselbe Frist wie für die Geschäftsbücher und die Geschäftskorrespondenz. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Jahresrechnung und Revisionsbericht müssen zusätzlich schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt werden.

Vorgeschrieben ist, dass jede Buchung auf einen Beleg zurückführt und dass eine sachkundige Drittperson die Buchung nachvollziehen kann. Wie du das Konto festhältst, ob mit Stempel auf dem Papier oder als Zuordnung in der Software, ist nicht vorgeschrieben. Einzelunternehmen mit weniger als 500'000 Franken Umsatz im Vorjahr dürfen sich auf eine einfache Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage beschränken, das sogenannte Milchbüechli. Auch dort gilt: kein Eintrag ohne Beleg. Die Grundlagen fasst das KMU-Portal zusammen.

Auch das tippen deine Mandanten. Sie vergleichen Stundensätze, weil sie den Wert deiner Arbeit an den Stunden messen, die sie sehen: Belege sortieren, nachfragen, erinnern. Je weniger davon auf der Rechnung steht, desto seltener wird über den Satz diskutiert. Einen Marktpreis nennen wir hier nicht, er hängt von Region, Mandat und Aufgabe ab. Aber wer die Sortier- und Nachfragestunden aus der Rechnung bringt, verkauft plötzlich nur noch Fachzeit.

Das fragen Mandanten, bevor sie eine Buchhaltungssoftware wählen, und sie entscheiden sich oft für das, was ihr Treuhandbüro schon kennt. Für dich heisst das: Sag deinen Mandanten, mit welchen Werkzeugen ihr arbeitet, und mach den Austausch möglichst einfach. Für bexio, KLARA und CashCtrl gibt es oben je eine Anleitung, mit der ein Assistent Belege, Buchungen und Kontakte direkt aus dem Programm liest. Er liest und bereitet vor, die Fachperson gibt frei.