Für Selbständige, Coaches und kleine Dienstleister.

Mit diesen Angaben: dein Name und deine Adresse, Name und Adresse der Kundin, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, was du geleistet hast und wann, der Betrag, die Zahlungsfrist und deine Bankverbindung. Seit Herbst 2022 gibt es in der Schweiz keine orangen und roten Einzahlungsscheine mehr. Der Zahlteil ist eine QR-Rechnung, die jede Bank-App lesen kann. Bist du mehrwertsteuerpflichtig, kommen deine MWST-Nummer, der Steuersatz und der Steuerbetrag dazu. Eine Anleitung, mit der dein Assistent solche Rechnungen als PDF mit Schweizer QR-Zahlteil erstellt, findest du oben.

Wenn du nicht im MWST-Register bist, lässt du die Mehrwertsteuer einfach weg: keine MWST-Nummer, keine Steuerzeile, kein Satz. Schreib nirgends «inkl. MWST» und gib keine MWST-Nummer an, die du nicht hast. Wer Mehrwertsteuer auf eine Rechnung schreibt, schuldet sie auch, unabhängig davon, ob er registriert ist. Ein Hinweis wie «nicht mehrwertsteuerpflichtig» ist erlaubt, aber nicht nötig.

Ab 100'000 Franken Umsatz pro Jahr aus Leistungen im In- und Ausland bist du steuerpflichtig und musst dich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung anmelden. Die Grenze und die Ausnahmen stehen bei der ESTV. Wer die Grenze übersieht, schuldet die Steuer trotzdem, und den Kunden lässt sie sich für bereits gestellte Rechnungen meist nicht mehr nachverrechnen. Darum lohnt es sich, den Umsatz im Blick zu haben, bevor er die Grenze erreicht. Für viele Selbständige ist die Abrechnung mit dem Saldosteuersatz die einfachere Variante: zweimal im Jahr statt viermal, und ohne die Vorsteuer einzeln auszurechnen.

Rückwärts, nicht vorwärts. Erstens: Was willst du im Jahr verdienen, netto? Zweitens: Was kommt obendrauf: AHV und Vorsorge, Versicherungen, Arbeitsplatz, Werkzeuge, Weiterbildung, Steuern. Drittens: Wie viele Stunden kannst du wirklich verrechnen? Nicht die Arbeitsstunden, sondern die, für die jemand bezahlt. Ferien, Krankheit, Akquise, Buchhaltung, Weiterbildung und Leerlauf gehen ab. Das Ergebnis aus eins und zwei, geteilt durch drei, ist dein Satz. Die meisten erschrecken beim dritten Schritt, weil die verrechenbaren Stunden viel weniger sind als gedacht. Genau darum lohnt es sich, die unverrechenbaren Stunden zu verkleinern, statt den Satz zu drücken.

Ob du selbständig bist, entscheidet die Ausgleichskasse, nicht du. Sie schaut, ob du auf eigenes Risiko und mit eigener Organisation arbeitest: mehrere Auftraggeber, eigene Offerten und Rechnungen, eigene Infrastruktur, eigenes Auftreten nach aussen. Als Nachweis verlangt sie in der Regel Offerten und Rechnungen an verschiedene Auftraggeber, dazu je nach Fall Mietvertrag, Versicherungen oder Website. Was gilt, steht im Merkblatt 2.02 der AHV. Wichtig für Coaches und Beraterinnen: Wer fast nur für einen einzigen Auftraggeber arbeitet, riskiert, als unselbständig eingestuft zu werden, auch wenn der Vertrag etwas anderes sagt.

Niemand, wenn du nichts vereinbart hast. Als Selbständige bist du gegen Lohnausfall bei Krankheit nicht automatisch versichert. Eine Krankentaggeldversicherung ist freiwillig, entweder als Taggeld nach Krankenversicherungsgesetz oder als Police eines Privatversicherers. Auch die Unfallversicherung ist für Selbständige freiwillig. Die Erwerbsersatzordnung zahlt bei Mutterschaft, Vaterschaft und Dienst, nicht bei Krankheit. Das KMU-Portal des Bundes empfiehlt Unternehmenden ausdrücklich, eine solche Versicherung abzuschliessen. Und dann bleibt die zweite Frage, die Selbständige eher nachts stellen als bei Google: Wer merkt, dass ich fehle, und vergisst mich die Kundschaft? Eine Abwesenheitsnotiz mit klarem Datum und ein Assistent, der die Antworten vorbereitet, die du vom Sofa aus freigibst, sind kein Ersatz für eine Versicherung. Aber sie sind der Unterschied zwischen zwei Wochen Stille und zwei Wochen Pause.

Meistens fehlt nicht die Motivation, sondern der Überblick. Zehn kleine unerledigte Dinge, die alle irgendwo im Kopf liegen, fühlen sich an wie ein Berg, weil man ihn nicht sieht. Zwei Dinge helfen zuverlässig. Erstens: alles aufschreiben, was offen ist, mit dem jeweils nächsten kleinen Schritt, nicht mit dem Ziel. Zweitens: den Tag mit dem beginnen, was Geld bringt oder einem Kunden nützt, und den Papierkram in einen festen Block am Nachmittag legen. Ein persönlicher Assistent nimmt dir dabei die Zusammenstellung ab: Er zeigt dir auf Nachfrage, was fällig ist, wer auf eine Antwort wartet und was seit zwei Wochen liegen bleibt. Entscheiden musst du trotzdem selber. Aber du entscheidest über eine Liste, nicht über ein Gefühl.