Für Selbständige, Coaches und kleine Dienstleister.
Du bist die ganze Firma, und die Büroarbeit kommt nach Feierabend: Rechnung, Nachfassen, Kundenpflege. Hier siehst du, was ein persönlicher Assistent dir davon abnimmt, mit Beispiel, und was er kostet.
Das nimmt dir ein Assistent ab.
Ein persönlicher Assistent ist ein Programm auf deinem Computer, das in deinen Ordnern und Dateien arbeitet und dir die Arbeit nach dem letzten Termin des Tages abnimmt. Die Sätze in Anführungszeichen stammen sinngemäss aus Foren, Videos und Gesprächen mit Selbständigen, keine Kundenzitate. Wie der Assistent zu dir kommt, steht unter Unsere Methode.
«Die Rechnung dauert fünf Minuten. Das Unangenehme ist, den richtigen Ton fürs Nachfassen zu finden.»
Die Zahlungserinnerung, die du sonst aufschiebst
Der Assistent zeigt dir, was fällig ist, und schreibt den Entwurf in dem Ton, der zu dieser Kundin passt. Abgeschickt wird nichts von allein.
«Notizen ordnen, Mail schreiben, Aufgaben eintragen. Nichts davon ist schwierig, aber zusammen frisst es den Fokus.»
Nach dem Kundengespräch alles auf einmal
Zusammenfassung, Aufgabenliste, Mail an die Kundin und Eintrag in der Kundenakte: Der Assistent macht alle vier aus deinen Notizen in einem Durchgang.
«Das Geld ist da. Ich muss aber erst herausfinden, welche Rechnung und welche Gebühr zusammengehören.»
Welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört
Aus dem Auszahlungsbericht von Stripe, PayPal, SumUp oder TWINT und deinem Rechnungsjournal legt dir der Assistent eine Liste hin: was zusammenpasst und was nicht aufgeht. Zugeordnet wird nichts ohne dich.
«Plötzlich waren Monate vorbei, weil ich keinen festen Rhythmus fürs Nachfragen habe.»
Wer schon zu lange nichts gehört hat
Der Assistent führt je Kunde den letzten Kontakt und den vereinbarten nächsten Schritt und schlägt vor, bei wem sich ein kurzes Nachfragen jetzt lohnt.
«Wie erstelle ich eine QR-Rechnung?»
QR-Rechnung erstellen, ohne Rechnungsprogramm
Aus deinen Angaben baut der Assistent ein fertiges PDF mit Schweizer QR-Zahlteil. Nummer und Journal führt er erst nach deiner Freigabe nach.
«Ich weiss, dass ich rausgehen müsste. Der nächste Post fühlt sich nie gut genug an.»
Der Beitrag, der sonst nie fertig wird
Aus Kundenfragen und Erfahrungen schreibt der Assistent einen Entwurf in deinem Ton, so oft du willst. Veröffentlicht wird erst, wenn du es freigibst.
So sieht das aus.
Ein Beispiel mit erfundenen Namen. Links, was du nach dem Termin ins Handy sprichst, rechts, was danach als Entwurf bereitliegt.
«Gespräch mit Frau Keller: Sie nimmt das Paket mit drei Sitzungen, Start Mitte Oktober, Rechnung vorab. Ich schicke ihr bis Freitag noch den Fragebogen.»
- Eintrag in der Kundenakte Keller: Paket mit drei Sitzungen, Start Mitte Oktober, Stand «Rechnung offen»
- Aufgabe für dich: Fragebogen an Frau Keller, bis Freitag
- Mail-Entwurf an Frau Keller in deinem Ton: Dank fürs Gespräch, die drei Eckpunkte, der Fragebogen kommt bis Freitag
- Rechnung als PDF mit QR-Zahlteil, noch ohne Nummer, bis du sie freigibst
Vier Dinge, für die du sonst vier Programme öffnest. Du liest drüber und gibst frei.
Was du heute schon nutzen kannst.
Gratis und ohne Passwort: Mit deinem persönlichen Link schaltest du alle Anleitungen frei. Du brauchst einen Assistenten, der in deine Ordner schauen darf. Welche App du dafür nutzt, spielt keine Rolle. Willst du nicht selber bauen, machen wir das im Basispaket mit dir: in deine Ordner, angebunden an deine Programme, mit Schulung. Was das kostet, steht unten.
Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil
QR-Rechnung erstellen als PDF, aus deinen Angaben und ohne Rechnungsprogramm. Nummer und Journal erst nach deiner Freigabe.
Offerten und Anfragen im Blick behalten
Die Anleitung führt Offerten und Anfragen mit Nachfasstermin und fertigem Entwurf in deinem Ton. Sag dem Assistenten beim Einrichten, dass bei dir offene Rechnungen dazukommen, und er führt sie in derselben Liste.
E-Mail-Entwürfe, die wie du klingen
Antworten auf Kundenanfragen, die klingen wie du. Das Herzstück ist eine Stimm-Datei, die dir gehört.
Aus Rohnotizen ein strukturiertes Protokoll
Aus den Notizen eines Kundengesprächs die Zusammenfassung, die Aufgaben und den Entwurf für die Mail danach.
Social Media planen und posten, in deinem Ton
Beiträge in deinem Ton schreiben, einplanen und erst nach deiner Freigabe veröffentlichen.
Belege fotografieren und erfassen
Quittungen fotografieren und erfassen lassen, mit Rückfrage bei unklaren Angaben. Damit die Übergabe an die Treuhänderin keine Schuhschachtel mehr ist.
Nicht sicher, welche passt? Bau dir deinen ersten Assistenten selbst. Die Anleitung führt dich Schritt für Schritt. Gratis-Anleitung holen →
Was du uns wahrscheinlich fragst.
Das sind die Fragen aus unseren Gesprächen mit Betrieben und aus Foren, wenn es um ein Werkzeug wie unseres geht, sinngemäss wiedergegeben. Wir antworten so, wie wir es am Tisch sagen würden. Was hier zum Angebot steht, gilt genau so auf Unsere Methode.
Ich bin allein. Lohnt sich das für mich überhaupt?
Wenn nach dem letzten Termin regelmässig Rechnung, Nachfassen, Mails und die Nacharbeit vom Gespräch liegen bleiben, ja. Wenn du drei Rechnungen im Monat schreibst und sonst wenig Büro hast, eher nicht, und das sagen wir dir im ersten Gespräch, bevor eine Offerte entsteht. Der Aufbau dauert ein bis zwei Tage, und die Person, die entscheidet, welche Regeln gelten, bist du.
Ich habe ChatGPT. Warum reicht das nicht?
Für einen einzelnen Text reicht es. Was der Chat im Browser nicht kennt, sind deine Kundenakte, dein Rechnungsjournal, deine Vorlagen und dein Ton. Jede Mail fängt bei null an. Bei uns halten wir deine Regeln und Abläufe als Textdateien in einem eigenen Arbeitsbereich fest, den der Assistent bei jeder Aufgabe liest: wie eine Rechnung bei dir aussieht, wann du nachfasst, wie du schreibst. Du kannst sie lesen und ändern. Darum wird er mit der Zeit besser, statt dass du dich wiederholst.
Merken meine Kundinnen, dass eine Maschine schreibt?
Das ist die Frage, die wir am ernstesten nehmen. Der Assistent lernt deinen Ton aus deinen echten Mails, festgehalten in einer Stimm-Datei, die dir gehört. Der Entwurf klingt nach dir, und du liest jeden, bevor er rausgeht. Klingt er nicht nach dir, änderst du die Datei, nicht jedes Mal den Text. Nichts geht ohne deine Freigabe an eine Kundin.
Was passiert mit meinen Klientennotizen?
Sie bleiben in einem Ordner, den der Assistent nicht sieht, wenn du das so willst. Für Rechnungen, Mails und Termine braucht er nur Name und Termin, nicht den Inhalt der Sitzung. Welche Lizenz zu deinem Beruf passt und was beim Modellanbieter landet, steht unten beim Datenschutz.
Was kostet das, und was, wenn es bei uns nichts bringt?
Ab CHF 2'650 einmalig, mit fixer Offerte vor dem Start. Drin sind die Einrichtung in deine Umgebung in ein bis zwei Tagen, die Anbindung deiner bestehenden Programme, die Schulung und drei Monate Support. Bringt es dir nichts, bekommst du innert 30 Tagen das Geld zurück, ohne Diskussion. Nicht drin ist die Lizenz des Modellanbieters, die läuft direkt über deine Firma; bei uns fällt nichts Monatliches an. Und wenn wir beim Kennenlernen merken, dass es sich für dich nicht lohnt, sagen wir das, bevor eine Offerte entsteht.
Und wenn ihr weg seid oder es das Programm nicht mehr gibt?
Dann bleibt alles bei dir: deine Kundenakte, dein Rechnungsjournal, die Stimm-Datei und die Regeln und Abläufe als Textdateien in deinem Arbeitsbereich. Nach den drei Monaten Support wird nichts abgeschaltet, und es gibt kein Abo, das weiterläuft. Du kannst das Ganze auch mit einem anderen geeigneten Assistenten weiterführen, einzelne Anpassungen können dabei nötig sein. Ob du danach weiteren Support von uns willst, entscheidest du.
Datenschutz.
Als Coach, Therapeutin, Beraterin oder Dienstleister hast du das Vertrauen deiner Kundinnen in Dateiform: Namen, Adressen, Rechnungen, und je nach Beruf Notizen über Gespräche, Gesundheit, Familie oder Finanzen. Solche Notizen gehören zu den sensibelsten Daten, die es gibt.
Der Satz, den du selber nachprüfen kannst: Bei vielen Gratis-Konten dürfen deine Eingaben zur Verbesserung des Modells verwendet werden, sofern du das nicht in den Einstellungen abschaltest. Das steht in den Nutzungsbedingungen deines Anbieters. Für dich heisst das: Wer nach der Sitzung die Notizen mit Namen in einen Gratis-Chat tippt, um eine Zusammenfassung zu bekommen, gibt Gesundheits- oder Finanzdaten einer Klientin weiter, ohne dass sie davon weiss. Und das ist verbreiteter, als man denkt: 29 Prozent der Befragten in Schweizer Unternehmen sagen, dass private KI-Konten wie ChatGPT bei ihnen erlaubt sind, bei 8 Prozent sind sie der einzige Zugang (EY 2026).
Dein Assistent arbeitet auf deinem Computer, in den Ordnern, die du freigibst. Der Ordner mit den Klientennotizen bleibt draussen, wenn du das so willst, und der Assistent hilft dir trotzdem bei Rechnungen, Mails und Terminen, weil er dafür nur Name und Termin braucht, nicht den Inhalt der Sitzung. Für eine Antwort gehen die nötigen Ausschnitte an den Modellanbieter, den du wählst. Was dort gespeichert wird, hängt von Anbieter und Lizenz ab. Das klären wir vor dem Start, und wir sagen dir, welche Lizenz zu deinem Beruf passt.
Wir sagen dir auch, was nicht geht: keine Sitzungsnotizen mit Namen in einen Gratis-Chat, keine Klientenliste in ein Konto, für das du mit niemandem etwas vereinbart hast, und kein Assistent, der ohne deine Freigabe eine Nachricht an eine Kundin schickt.
Der erste Schritt ist ein Gespräch.
Erzähl uns, wo bei dir die Zeit hängen bleibt. Wir sagen dir ehrlich, ob sich ein eigener Assistent für dich lohnt, und was er bei dir kosten würde.