Für Bau, Handwerk und Planungsbüros.
Die Büroarbeit fängt an, wenn die Baustelle aufhört: Regierapport, Offerte, Nachtrag, Mängelprotokoll. Hier siehst du, was ein persönlicher Assistent in einem Betrieb wie deinem davon abnimmt, mit Beispiel, und was er kostet.
Das nimmt dir ein Assistent ab.
Ein persönlicher Assistent ist ein Programm auf deinem Computer, das in deinen Ordnern und Dateien arbeitet, ohne dass dein Betrieb in ein neues Programm umzieht. Die Sätze in Anführungszeichen stammen sinngemäss aus Bauforen und Gesprächen mit Betrieben, keine Kundenzitate. Wie der Assistent zu dir kommt, steht unter Unsere Methode.
«Auf der Baustelle war für alle klar, was gemeint war. Sobald es ums Geld geht, fehlt mir der schriftliche Nachweis.»
Aus der Notiz wird die Auftragsbestätigung
Du diktierst nach dem Gespräch auf der Baustelle drei Sätze. Der Assistent macht daraus die Bestätigung mit Umfang, Preis und Datum und markiert, was noch offen ist.
«Der Mehraufwand war vielleicht nötig. Ich erfahre aber erst auf der Rechnung davon.»
Nachträge, solange sie noch keiner bestreitet
Das sagt dein Kunde. Der Assistent hält Auslöser, Begründung, Kostenspanne und Zustimmung fest, bevor die Arbeit läuft. Nicht erst dann, wenn die Schlussrechnung beim Kunden liegt.
«Wie erfasse ich meine Regiestunden, ohne dass der Zettel verloren geht?»
Regierapport vom Zettel ins Journal
Ein Foto vom Regie-, Arbeits- oder Stundenrapport oder zwei Sätze am Feierabend genügen. Stunden und Material trägt der Assistent ins Journal, und du siehst pro Projekt, was noch nicht verrechnet ist.
«Bis ich alle Fotos, Mails und Notizen zusammenhabe, ist ein halber Abend weg.»
Das Mängelprotokoll aus Fotos, Mails und Notizen
Zu jedem offenen Punkt sammelt der Assistent Beleg, Frist und Zuständigkeit ein. Erledigt ist ein Punkt erst, wenn du es sagst.
«Wie erstelle ich eine Offerte aus meiner Vorlage?»
Die Offerte aus deiner eigenen Vorlage
Gleiche Struktur wie immer, gleiche Positionen, vom Assistenten aus deiner Vorlage gefüllt. Nur ohne «Speichern unter» und ohne dass du die Felder von Hand ersetzt.
«Ich habe Offerte, Aufmass, Fotos und Rechnung. Trotzdem suche ich alles von Hand zusammen.»
Alles zu einem Projekt, mit Fundort
Eine Frage, und der Assistent nennt dir Fundort und Datum aus deinen Projektordnern, statt dass du herumtelefonierst, bis jemand die richtige Version schickt.
So sieht das aus.
Ein Beispiel mit erfundenen Namen. Links, was du nach der Baustelle ins Handy sprichst, rechts, was danach als Entwurf in deinem Projektordner liegt.
«Küche Familie Roth, Bahnhofstrasse 8 in Lenzburg. Alte Küche raus, Wasser und Strom neu, Montage der neuen Küche, pauschal 6'400 Franken. Start am 13. Oktober, drei Tage. Die Fliesen bringt der Kunde selber.»
Auftragsbestätigung an Familie Roth, mit heutigem Datum:
- Umfang: Demontage der alten Küche, Wasser- und Elektroanschlüsse neu, Montage der neuen Küche
- Preis: pauschal CHF 6'400, Fliesen stellt der Kunde bei
- Termin: 13. bis 15. Oktober
- Offen, vom Assistenten markiert: Entsorgung der alten Küche inbegriffen oder durch den Kunden? Anzahl Steckdosen? Anzahlung?
Du ergänzt die offenen Punkte, und erst dann geht die Bestätigung raus.
Was du heute schon nutzen kannst.
Gratis und ohne Passwort: Mit deinem persönlichen Link schaltest du alle Anleitungen frei. Du brauchst einen Assistenten, der in deine Ordner schauen darf. Welche App du dafür nutzt, spielt keine Rolle. Willst du nicht selber bauen, machen wir das im Basispaket mit dir: in deine Ordner, angebunden an deine Programme, mit Schulung. Was das kostet, steht unten.
Regiestunden und Rapporte erfassen
Foto vom Regierapport oder zwei Sätze am Feierabend. Stunden, Material und Regie landen im Journal, und du siehst pro Projekt, was offen ist.
Offerten und Briefe aus deiner Vorlage
Offerten, Auftragsbestätigungen und Nachträge aus deiner eigenen Vorlage, als prüfbarer Entwurf statt als Kopie der letzten Offerte.
Aus Rohnotizen ein strukturiertes Protokoll
Aus den Stichworten einer Baubesprechung ein Protokoll mit Entscheiden, offenen Punkten und Zuständigkeiten. Der Nachweis, der beim Streit ums Geld fehlt.
Berichte und Audits nach fester Checkliste
Abnahme- und Mängelprotokolle nach deiner eigenen Checkliste: Der Assistent geht sie Punkt für Punkt durch, hängt den Beleg an und listet, was noch fehlt.
Finde Dokumente in deinen Firmenordnern wieder
Fotos, Pläne, Mails und Rapporte zu einem Projekt wiederfinden, mit Fundort. Deine Ordnerstruktur bleibt, wie sie ist.
Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil
Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil als PDF-Entwurf. Nummer und Journal erst nach deiner Freigabe.
Offerten und Anfragen im Blick behalten
Offerten, die draussen sind, und Anfragen, die niemand beantwortet hat, in einer Liste. Mit fertigem Entwurf fürs Nachfassen.
Nicht sicher, welche passt? Bau dir deinen ersten Assistenten selbst. Die Anleitung führt dich Schritt für Schritt. Gratis-Anleitung holen →
Was du uns wahrscheinlich fragst.
Das sind die Fragen aus unseren Gesprächen mit Betrieben und aus Foren, wenn es um ein Werkzeug wie unseres geht, sinngemäss wiedergegeben. Wir antworten so, wie wir es am Tisch sagen würden. Was hier zum Angebot steht, gilt genau so auf Unsere Methode.
Muss ich dafür ein neues Programm kaufen?
Nein. Der Assistent läuft auf deinem Computer und arbeitet in den Ordnern und Programmen, die du schon hast. Deine Bausoftware, dein Rechnungsprogramm und deine Vorlagen bleiben. Was du brauchst, ist eine Lizenz beim Modellanbieter deiner Wahl, und die läuft direkt über deine Firma. Bei uns gibt es kein Abo.
Ich bin nicht der Computertyp. Kann ich das überhaupt bedienen?
Du redest mit ihm, wie du mit jemandem im Büro reden würdest: «Küche Roth, pauschal 6'400, Start 13. Oktober.» Tippen oder diktieren, beides geht, und es gibt keine Menüs, die du lernen musst. Beim Aufbau arbeiten wir ein bis zwei Tage bei dir im Betrieb, zusammen mit der Person, die eure Arbeit kennt, und schulen euch am fertigen System, an euren echten Fällen.
Schickt er dann selber Offerten und Nachträge an meine Kunden?
Nein. Er erstellt Entwürfe, und du gibst frei. Was der Assistent lesen darf und wo er schreiben darf, halten wir vor dem Start in der Offerte fest, und genau so richten wir es ein. Eine Mail an einen Kunden geht nicht ohne dich raus, und eine Rechnungsnummer wird erst nach deiner Freigabe vergeben.
Wir haben ChatGPT schon probiert. Gebracht hat es nichts.
Das hören wir oft, und meistens stimmt es. Ein Chat im Browser kennt deine Ordner nicht, deine Vorlagen nicht und deine Regeln nicht. Jedes Mal fängst du bei null an und erklärst, wie eine Auftragsbestätigung bei euch aussieht. Bei uns halten wir eure Regeln und Abläufe als Textdateien in einem eigenen Arbeitsbereich fest, den der Assistent bei jeder Aufgabe liest. Du kannst sie lesen und ändern. Darum wird er mit der Zeit besser, statt dass du dich wiederholst.
Was kostet das, und was, wenn es bei uns nichts bringt?
Ab CHF 2'650 einmalig, mit fixer Offerte vor dem Start. Drin sind die Einrichtung in deine Umgebung in ein bis zwei Tagen, die Anbindung deiner bestehenden Programme, die Schulung und drei Monate Support. Bringt es dir nichts, bekommst du innert 30 Tagen das Geld zurück, ohne Diskussion. Nicht drin ist die Lizenz des Modellanbieters, die läuft direkt über deine Firma; bei uns fällt nichts Monatliches an. Und wenn wir beim Kennenlernen merken, dass es sich für dich nicht lohnt, sagen wir das, bevor eine Offerte entsteht.
Und wenn ihr weg seid oder es das Programm nicht mehr gibt?
Dann bleibt alles bei dir: deine Dateien, deine Vorlagen und die Regeln und Abläufe als Textdateien in deinem Arbeitsbereich. Nach den drei Monaten Support wird nichts abgeschaltet, und es gibt kein Abo, das weiterläuft. Du kannst das Ganze auch mit einem anderen geeigneten Assistenten weiterführen, einzelne Anpassungen können dabei nötig sein. Ob du danach weiteren Support von uns willst, entscheidest du.
Datenschutz.
Was bei dir im Büro liegt, ist persönlicher, als es aussieht: Adressen von Kundinnen und Kunden, Pläne von Privathäusern, Offerten mit Preisen, Rapporte mit Namen und Stunden deiner Leute. Das meiste davon gehört nicht in ein beliebiges Textfeld im Internet.
Der Satz, den du selber nachprüfen kannst: Bei vielen Gratis-Konten dürfen deine Eingaben zur Verbesserung des Modells verwendet werden, sofern du das nicht in den Einstellungen abschaltest. Das steht in den Nutzungsbedingungen deines Anbieters. Für einen Baubetrieb heisst das: Wer die Mängelrüge mit Name und Adresse des Kunden in einen Gratis-Chat kopiert, gibt die Daten eines Privatkunden weiter, ohne dass der davon weiss. Und die Lücke ist gross. Nur ein Drittel der KI-nutzenden Schweizer KMU hat eine klare Datenschutzregelung, bei Betrieben mit 5 bis 9 Angestellten sind es 23 Prozent (AXA und Sotomo 2025). 29 Prozent der Befragten in Schweizer Unternehmen sagen, dass private KI-Konten wie ChatGPT bei ihnen erlaubt sind, bei 8 Prozent sind sie der einzige Zugang (EY 2026).
Dein Assistent arbeitet auf deinem Computer, in den Projektordnern, die du freigibst. Der Lohnordner und die Personaldossiers bleiben draussen, wenn du das so willst. Diese Grenze richten wir technisch ein und testen sie mit dir, zum Beispiel mit der Frage nach dem Lohn eines Mitarbeiters, die er nicht beantworten darf. Für eine Antwort gehen die nötigen Ausschnitte an den Modellanbieter, den du wählst. Was dort gespeichert wird, hängt von Anbieter und Lizenz ab, und genau das klären wir vor dem Start.
Wir sagen dir auch, was nicht geht: keine Mängelrüge mit Kundennamen in einen Gratis-Chat, keine Lohnabrechnungen in ein Konto, für das ihr mit niemandem etwas vereinbart habt, und keine Firmendaten über die privaten Logins deiner Mitarbeitenden.
Der erste Schritt ist ein Gespräch.
Erzähl uns, wo bei dir die Zeit hängen bleibt. Wir sagen dir ehrlich, ob sich ein eigener Assistent für dich lohnt, und was er bei dir kosten würde.