Regiestunden und Rapporte erfassen.
Foto vom Zettel oder kurze Notiz am Feierabend. Dein Assistent trägt Stunden, Material und Art der Arbeit nach und zeigt dir pro Projekt, was noch nicht verrechnet ist.
«Wie erfasse ich meine Regiestunden, ohne dass der Zettel verloren geht?»
Das Mass steht auf einem Schmierzettel, die Stunden auf einem zweiten, und der eine Mitarbeiter schickt ein Foto per WhatsApp. Zwei Wochen später, beim Schreiben der Rechnung, fehlt die Hälfte davon. Dann rufst du beim Kunden an und fragst nach, was ihr eigentlich abgemacht habt.
Dieser Workflow gibt den Rapporten einen festen Weg, ohne dir eine neue Gewohnheit aufzuzwingen. Du fotografierst deinen Zettel wie bisher, oder du diktierst am Feierabend zwei Sätze. Beides landet im selben Eingangsordner. Dein Assistent liest es aus, fragt bei Unklarheiten nach und schreibt eine Zeile ins Rapport-Journal.
Der zweite Teil ist der, an dem das Geld hängt: pro Projekt siehst du auf Nachfrage, welche Stunden Regie sind, welche im Pauschalpreis stecken und was davon noch nicht verrechnet wurde.
Was du danach kannst.
«Hier das Foto vom Rapport, trag es ein.» Der Assistent liest, fragt bei Unklarheiten nach und erfasst.
«Drei Komma fünf Stunden Müller, Regie, Steckdosen versetzt.» Reicht als ganze Eingabe.
«Was ist beim Projekt Sonnenweg noch nicht verrechnet?» Direkt aus dem Journal beantwortet, mit Verweis auf jeden einzelnen Rapport.
«Fehlt diese Woche irgendwo ein Rapport?» Der Assistent nennt dir die Lücken.
Wichtig zu wissen.
Das ersetzt keine Bausoftware und keine Lohnbuchhaltung. Es ist die saubere Erfassung davor, damit am Monatsende überhaupt etwas Verrechenbares dasteht.
Ob eine Arbeit Regie oder pauschal ist, entscheidet der Vertrag und nicht dein Assistent. Er fragt dich im Zweifel, und das ist Absicht: eine falsch gesetzte Art fällt erst auf, wenn der Kunde die Rechnung bestreitet.
Ein Rapport ist im Streitfall ein Nachweis. Darum wird hier nie eine Zeile überschrieben, sondern immer eine Korrekturzeile angehängt, die auf die alte verweist.
Handschrift auf schlecht beleuchteten Fotos ist die häufigste Fehlerquelle. Im Zweifel fragt dich dein Assistent lieber einmal zu viel nach als einmal zu wenig.
Steht die Abrechnung, geht es weiter mit Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil. Läuft bei dir bexio, CashCtrl oder KLARA, lohnt sich zusätzlich die direkte Anbindung.
Sollen wir das zusammen einrichten?
Wir integrieren diesen Workflow in deine Umgebung oder bauen dir eigene. Beim persönlichen Assistenz-System ist genau das unser Handwerk.