Was das bringt
«Habe ich im Bericht an jeden Prüfpunkt gedacht?»
Der Monatsbericht, die Audit-Vorbereitung, der Nachweis für den Verband: jedes Mal dieselben Prüfpunkte, jedes Mal von vorne zusammengesucht. Und kurz vor dem Termin stellt sich heraus, dass zu zwei Punkten der Beleg fehlt.
Dieser Workflow hält die Checkliste an einem festen Ort fest. Danach geht dein Assistent sie Punkt für Punkt durch, sammelt die verlangten Belege ein, setzt den Status und erstellt daraus einen Bericht. Fehlt ein verlangter Beleg, bleibt der Punkt offen.
Voraussetzungen
- Ein Assistent, der auf deine Dateien zugreifen und Programme ausführen darf. Welche App du dafür nutzt, spielt keine Rolle. Ein Chat ohne Zugriff auf deine Dateien reicht nicht.
- Deine Prüfpunkte: eine interne Checkliste, die Kapitel einer Norm oder die Vorgaben deines Verbands.
Was du danach kannst
«Erstell den Monatsbericht für August, hier sind die Unterlagen.»
«Welche Punkte sind seit dem letzten Bericht noch offen?»
«Was fehlt uns noch bis zum Audit im Oktober?» Direkt aus der Liste der offenen Punkte beantwortet.
Grenzen, ehrlich
- Der Bericht ist so gut wie die Belege. Dein Assistent sammelt und strukturiert, aber ob ein Beleg inhaltlich genügt, bleibt Fachentscheid, deiner oder der deines Prüfers.
- Das ersetzt kein externes Audit und keine Zertifizierungsstelle. Der Workflow bereitet die Unterlagen entlang deiner Checkliste vor.
- Beim ersten Durchlauf ist der Aufwand am grössten, weil Checkliste, Belege und Vorlage eingerichtet werden. Beim nächsten Bericht kannst du diese Struktur wiederverwenden.
Anleitung für deinen Assistenten
Schalte die Anleitung gratis frei.
Die Schritte, mit denen dein Assistent diesen Workflow bei dir einrichtet, gibt es mit dem Gratis-Zugang. Du bekommst einen persönlichen Link per Mail. Er bringt dich hierher zurück und schaltet alle Workflows frei, auf jedem Gerät und ohne Passwort.
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