Was das bringt
«Wie finde ich ein Dokument in unseren Firmenordnern wieder?»
Die gemeinsamen Firmenordner sind über Jahre gewachsen: Ordner in Ordnern, Versionen mit _final_v2 im Namen, und die eine Vorlage liegt dort, wo sie 2019 jemand gespeichert hat. Wer etwas sucht, klickt sich durch oder fragt die Person, die es zuletzt hatte.
Dieser Workflow lässt deine Ordnerstruktur bestehen. Dein Assistent bekommt Lesezugriff auf die freigegebenen Ordner und erstellt daraus einen einfachen Ordnerplan. Danach beantwortet er Fragen wie «Wo ist die aktuelle Offerte an die Muster AG?» mit dem Dateipfad und einer kurzen Antwort aus dem Dokument. Er verschiebt und benennt nichts um.
Voraussetzungen
- Ein Assistent, der auf deine Dateien zugreifen und Programme ausführen darf. Welche App du dafür nutzt, spielt keine Rolle. Ein Chat ohne Zugriff auf deine Dateien reicht nicht.
- Die Firmenordner müssen auf dem Computer erreichbar sein, zum Beispiel lokal, als synchronisierter OneDrive- oder SharePoint-Ordner oder über ein eingebundenes Netzlaufwerk.
- Für die Suche im Inhalt von PDF- und Word-Dateien: Python auf deinem Computer. Der Gratis-Starter richtet es ein. Ohne Python sucht dein Assistent über Dateinamen und einfache Textdateien.
Was du danach kannst
«Wo ist die aktuelle Version der Offerte an die Muster AG?»
«Welche Vorlage nehmen wir für Arbeitsverträge?»
«Such mir alles zum Projekt Neubau aus den letzten zwei Jahren zusammen.»
Grenzen, ehrlich
- Gescannte PDFs ohne Textebene findet die Inhaltssuche nicht, nur der Dateiname hilft dort. Das Skript listet solche Dateien am Schluss jeder Suche auf. Wer viel scannt, legt sich sprechende Dateinamen zu oder lässt die Scans einmal durch eine Texterkennung laufen.
- Der erste Ordnerplan deckt nicht jeden Sonderfall ab. Bei grossen Ordnern braucht die erste Suche in einem neuen Bereich länger.
- Der Assistent kann alles lesen, worauf sein Programm auf dem Computer Zugriff hat. Schliesse sensible Ordner ausdrücklich aus und prüfe die Grenzen mit Testdateien.
Anleitung für deinen Assistenten
Schalte die Anleitung gratis frei.
Die Schritte, mit denen dein Assistent diesen Workflow bei dir einrichtet, gibt es mit dem Gratis-Zugang. Du bekommst einen persönlichen Link per Mail. Er bringt dich hierher zurück und schaltet alle Workflows frei, auf jedem Gerät und ohne Passwort.
Was sonst noch dabei ist →
