Finde Dokumente in deinen Firmenordnern wieder.
Dein Assistent durchsucht freigegebene Ordner und nennt dir den Fundort passender Dateien. Deine bestehende Ordnerstruktur bleibt bestehen.
«Wie finde ich ein Dokument in unseren Firmenordnern wieder?»
Die gemeinsamen Firmenordner sind über Jahre gewachsen: Ordner in Ordnern, Versionen mit _final_v2 im Namen, und die eine Vorlage liegt dort, wo sie 2019 jemand gespeichert hat. Wer etwas sucht, klickt sich durch oder fragt die Person, die es zuletzt hatte.
Dieser Workflow lässt deine Ordnerstruktur bestehen. Dein Assistent bekommt Lesezugriff auf die freigegebenen Ordner und erstellt daraus einen einfachen Ordnerplan. Danach beantwortet er Fragen wie «Wo ist die aktuelle Offerte an die Muster AG?» mit dem Dateipfad und einer kurzen Antwort aus dem Dokument. Er verschiebt und benennt nichts um.
Was du danach kannst.
«Wo ist die aktuelle Version der Offerte an die Muster AG?»
«Welche Vorlage nehmen wir für Arbeitsverträge?»
«Such mir alles zum Projekt Neubau aus den letzten zwei Jahren zusammen.»
Wichtig zu wissen.
Gescannte PDFs ohne Textebene findet die Inhaltssuche nicht, nur der Dateiname hilft dort. Wer viel scannt, legt sich sprechende Dateinamen zu oder lässt die Scans einmal durch eine Texterkennung laufen.
Der erste Ordnerplan deckt nicht jeden Sonderfall ab. Bei grossen Dateisystemen braucht die erste Suche in einem neuen Bereich länger.
Der Assistent kann alles lesen, worauf sein Prozess auf dem Computer Zugriff hat. Schliesse sensible Ordner ausdrücklich aus und prüfe die Zugriffsgrenzen mit Testdateien.
Sollen wir das zusammen einrichten?
Wir integrieren diesen Workflow in deine Umgebung oder bauen dir eigene. Beim persönlichen Assistenz-System ist genau das unser Handwerk.